Trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu hóa ngày càng phát triển, việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh trở thành một ưu tiên hàng đầu đối với các tổ chức. Trong khi đó, Business Process Outsourcing (BPO) đã trở thành một công cụ quan trọng giúp các doanh nghiệp giảm chi phí, tăng cường hiệu suất và tập trung vào lõi nghiệp vụ. Bằng cách chuyển giao một phần hoặc toàn bộ các quy trình kinh doanh cho các đối tác chuyên nghiệp, BPO đã đem lại nhiều lợi ích đáng kể cho các tổ chức.
BPO là một loại hình outsourcing nhưng hình thức hơi khác so với outsourcing thông thường, nghiệp vụ cần BPO và nghiệp vụ yêu cầu outsourcing cũng khác nhau.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích tổng quan về BPO, sự khác biệt giữa BPO và Outsourcing, cũng như lợi ích của việc triển khai BPO. Ngoài ra, bạn cũng sẽ nắm được cách các doanh nghiệp lựa chọn các dịch vụ BPO phù hợp với mô hình kinh doanh của mình.
BPO là gì?
BPO (Business Process Outsourcing) là một phương pháp mà một tổ chức chuyển giao một phần hoặc toàn bộ các quy trình kinh doanh cho một đối tác bên ngoài. Mô hình này thường được sử dụng để giảm chi phí, tăng cường hiệu suất và tập trung vào những hoạt động cốt lõi của tổ chức.
Các công ty chọn thuê ngoài khi họ thấy rằng một công ty khác, chuyên biệt hơn có thể xử lý một số nhiệm vụ kinh doanh tốt hơn những gì họ có thể tự làm.
Ví dụ như một công ty công nghệ lớn có thể sử dụng BPO để chuyển giao quy trình hỗ trợ kỹ thuật và dịch vụ khách hàng cho một công ty chuyên về dịch vụ khách hàng. Nhờ vào BPO, công ty công nghệ này có thể tập trung vào nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới thay vì phải lo lắng về việc hỗ trợ khách hàng hàng ngày.
Sự khác biệt giữa BPO và Outsourcing
BPO (Business Process Outsourcing) và Outsourcing thường được sử dụng đồng nghĩa với nhau, tuy nhiên, BPO và Outsourcing có khá nhiều điểm khác nhau.
Outsourcing là phương pháp gia công một phần hoạt động kinh doanh của công ty cho một bên thứ 3 hoặc thuê nguồn lực từ bên ngoài để thực hiện hoạt động kinh doanh của công ty, nhưng nó không bao gồm việc nâng cao hiệu quả. Vì dịch vụ thuê ngoài ở đây chỉ là một số công việc (task) cần nguồn nhân lực để thực hiện.
Mặt khác, PBO là một phương thức outsourcing không chỉ nội dung kinh doanh mà còn toàn bộ quy trình kinh doanh. Vì họ là những chuyên gia về lĩnh vực kinh doanh của mình nên rất giỏi trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh và phân tích hiệu quả, xây dựng quy trình mới cho doanh nghiệp.
Tóm lại, dù có điểm tương đồng, nhưng BPO và Outsourcing vẫn có những khác biệt quan trọng về phạm vi và trách nhiệm. BPO thường đi kèm với một mức độ chuyên sâu và cam kết lâu dài hơn từ đối tác, trong khi Outsourcing có thể mang tính cấp thiết hơn và chỉ tập trung vào việc giảm chi phí hoặc tập trung vào các quy trình không cốt lõi.
Những lợi ích của việc triển khai BPO
Sau đây là những lợi ích có thể có của việc triển khai BPO:
● Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí
● Doanh nghiệp có thể tập trung vào nghiệp vụ cốt lõi
● Doanh nghiệp có thể nâng cao chất lượng dịch vụ:
3.1 Tiết kiệm chi phí:
Tùy theo công việc mà khối lượng công việc có thể dao động tùy theo mùa cao điểm hay mùa thấp điểm.
Nếu thuê người theo tiêu chuẩn mùa thấp điểm thì doanh nghiệp sẽ không thể ứng phó được với mùa cao điểm, nhưng nếu thuê người theo tiêu chuẩn của mùa cao điểm thì cuối cùng doanh nghiệp sẽ phải chịu thêm chi phí.
Nếu doanh nghiệp sử dụng BPO, đơn vị nhận uỷ thác sẽ có khả năng đáp ứng tốt với những thay đổi về khối lượng công việc tùy theo mùa, giúp giữ chi phí không đổi và dẫn đến giảm chi phí.
3.2 Tập trung nguồn lực vào các hoạt động cốt lõi:
Một công ty có nhiều hoạt động khác nhau, nhưng trong số đó có cái gọi là “hoạt động cốt lõi” liên quan trực tiếp đến thế mạnh của công ty.
Bằng cách loại bỏ các hoạt động không cốt lõi ra khỏi doanh nghiệp, BPO cho phép tổ chức tập trung tài nguyên và nhân lực vào các hoạt động chiến lược nhằm tăng cường cạnh tranh và phát triển kinh doanh.
3.3 Nâng cao chất lượng dịch vụ:
Sử dụng các đối tác chuyên nghiệp trong lĩnh vực cụ thể giúp cải thiện chất lượng và hiệu suất của các quy trình kinh doanh.
Các đối tác BPO thường có kinh nghiệm và kiến thức sâu rộng, giúp tổ chức tận dụng được những tiêu chuẩn tốt nhất và công nghệ mới nhất.
Tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể cần nắm bắt những thay đổi về luật, nới lỏng hoặc tăng cường các quy định, v.v. và tiến hành thay đổi chúng theo lĩnh vực kinh doanh của mình, đây thật sự không phải là một nhiệm vụ dễ dàng.
Các hoạt động doanh nghiệp có thể triển khai BPO
BPO có thể áp dụng cho nhiều hoạt động khác nhau, nhưng cho đến khi bạn thực sự triển khai nó, bạn có thể chưa có ý tưởng rõ ràng về cách mình nên sử dụng nó.
Vì vậy, chúng tôi sẽ giới thiệu hai ví dụ sử dụng cụ thể về việc sử dụng dịch vụ BPO.
Các doanh nghiệp có thể triển khai BPO vào hai lĩnh vực công việc chính: chức năng back-office và chức năng front-office.
+ Chức năng back-office, đôi khi được gọi là chức năng kinh doanh nội bộ, bao gồm các hoạt động hỗ trợ như kế toán, dịch vụ công nghệ thông tin (CNTT), nguồn nhân lực (HR), đảm bảo chất lượng và xử lý thanh toán.
+ Chức năng của front-office là các quy trình và hoạt động kinh doanh phục vụ hoặc liên quan đến khách hàng, chẳng hạn như dịch vụ quan hệ khách hàng, tiếp thị và bán hàng.
Một công ty bán lẻ có thể sử dụng BPO chức năng back-office để chuyển giao các quy trình liên quan đến thanh toán hoặc quản lý kho hàng. Bên cạnh đó, họ cũng thể sử dụng BPO chức năng front-office để chuyển giao quản lý mối quan hệ khách hàng cho một đối tác chuyên nghiệp, nhằm cải thiện trải nghiệm mua sắm của khách hàng.
Cách doanh nghiệp lựa chọn các dịch vụ BPO phù hợp với mô hình kinh doanh của mình
Việc lựa chọn các dịch vụ BPO phù hợp với mô hình kinh doanh của một doanh nghiệp đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng và chiến lược.
Dưới đây là một số cách mà doanh nghiệp có thể áp dụng để chọn lựa các dịch vụ BPO phù hợp:
+ Xác định nhu cầu và mục tiêu chiến lược: Doanh nghiệp cần phải hiểu rõ nhu cầu và mục tiêu của mình trước khi lựa chọn dịch vụ BPO. Việc này bao gồm việc xác định các quy trình không cốt lõi mà doanh nghiệp muốn chuyển giao, cũng như các mục tiêu cụ thể mà họ muốn đạt được thông qua việc sử dụng dịch vụ BPO.
+ Nghiên cứu và so sánh: Doanh nghiệp nên tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng về các nhà cung cấp dịch vụ BPO có sẵn trên thị trường. Việc so sánh giữa các nhà cung cấp về chất lượng dịch vụ, kinh nghiệm, giá cả và khả năng đáp ứng các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp là cực kỳ quan trọng.
+ Kiểm tra uy tín và kinh nghiệm: Doanh nghiệp nên kiểm tra uy tín và kinh nghiệm của các nhà cung cấp dịch vụ BPO trước khi quyết định hợp tác. Việc tham khảo đánh giá từ các khách hàng hiện tại của nhà cung cấp có thể giúp doanh nghiệp đánh giá được chất lượng và độ tin cậy của họ.
+ Thử nghiệm và đánh giá: Trước khi ký kết hợp đồng dài hạn, doanh nghiệp nên thử nghiệm các dịch vụ BPO của nhà cung cấp thông qua các dự án nhỏ. Việc này giúp doanh nghiệp đánh giá được khả năng hoạt động và hiệu suất của nhà cung cấp trước khi cam kết hợp tác lâu dài.
+ Đề xuất và thương lượng: Sau khi đã chọn được nhà cung cấp phù hợp, doanh nghiệp cần thảo luận và thương lượng các điều khoản hợp đồng một cách cẩn thận. Điều này bao gồm việc đề xuất các yêu cầu cụ thể, đặt ra các cam kết về chất lượng và hiệu suất, cũng như thương lượng về giá cả và các điều khoản hợp đồng khác.
Việc lựa chọn các dịch vụ BPO phù hợp với mô hình kinh doanh của một doanh nghiệp đòi hỏi sự đầu tư thời gian và nỗ lực. Tuy nhiên, thông qua các bước cân nhắc và chiến lược, doanh nghiệp có thể tìm ra những đối tác BPO phù hợp nhất để hỗ trợ và phát triển kinh doanh của mình.
Kết luận
Tóm lại, việc lựa chọn các dịch vụ BPO phù hợp với mô hình kinh doanh của một doanh nghiệp đòi hỏi sự đầu tư thời gian và nỗ lực. Tuy nhiên, thông qua các bước cân nhắc và chiến lược, doanh nghiệp có thể tìm ra những đối tác BPO phù hợp nhất để hỗ trợ và phát triển kinh doanh của mình.
Hiện tại BowNow cũng đang cung cấp dịch vụ BPO cho các hoạt động Marketing B2B. Nếu doanh nghiệp bạn đang thiếu hụt về nhân sự và các kỹ năng nhưng muốn nâng cao hiệu quả kinh doanh ở giai đoạn Sales & Marketing. Vui lòng tham khảo chi tiết dịch vụ tại link bên dưới.
