SMART là gì? Phương pháp xây dựng mục tiêu hiệu quả và một số điểm cần lưu ý

Việc xây dựng mục tiêu phù hợp và đạt được mục tiêu thông qua các biện pháp khác nhau là một phần không thể thiếu trong việc đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp. Với mô hình SMART, doanh nghiệp không chỉ có thể đặt ra các mục tiêu một cách hợp lý mà còn làm rõ các mục tiêu đó. Điều này hỗ trợ hiệu quả và đẩy nhanh quá trình đạt được mục tiêu.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu tổng quan, 5 yếu tố cấu thành mô hình SMART được sử dụng trong quá trình thiết lập mục tiêu cũng như lợi ích khi áp dụng và đưa ví dụ về cách thiết lập mục tiêu, cũng như những điểm cần lưu ý.

“SMART” trong thiết lập mục tiêu là gì?

Trước tiên, chúng tôi sẽ giới thiệu tổng quan về mô hình SMART và những lợi ích khi áp dụng.

SMART là gì?

SMART là mô hình thiết lập mục tiêu được cấu thành từ 5 tiêu chí sau:

Những mục tiêu thiếu tính cụ thể, khó thực hiện hoặc không có thời hạn rõ ràng thường chỉ dừng lại ở mức mong muốn và làm giảm khả năng đạt được mục tiêu. Để đạt được mục tiêu, cần đảm bảo đáp ứng các yếu tố nêu trên. Việc áp dụng mô hình SMART giúp thiết lập mục tiêu một cách cụ thể và rõ ràng, từ đó tăng tỉ lệ thành công và góp phần mang lại hiệu suất lớn hơn.

Đặc biệt, khi tập trung vào yếu tố “cụ thể” và “có thể đo lường,” toàn bộ đội ngũ sẽ hướng đến cùng một mục tiêu, qua đó không chỉ cải thiện tỉ lệ đạt được mục tiêu của cá nhân mà còn nâng cao hiệu quả của cả tổ chức. Việc áp dụng mô hình SMART còn mang lại nhiều lợi ích khác sẽ được đề cập cụ thể trong phần tiếp theo.

Ưu điểm của SMART

Mô hình SMART giúp doanh nghiệp cụ thể hóa mục tiêu, loại bỏ những mục tiêu mơ hồ hoặc phi thực tế. Điều này không chỉ giúp dễ dàng lập kế hoạch hành động cho các công việc hàng ngày và các nhiệm vụ cần thiết mà còn tăng hiệu quả trong quá trình thực hiện. Đồng thời, cá nhân và đội ngũ sẽ hiểu rõ hơn về mục tiêu, từ đó cùng hợp lực để đạt được kết quả mong muốn.

Ngoài ra, nhờ có khả năng đánh giá tình trạng hoàn thành mục tiêu một cách định lượng, việc theo dõi tiến độ trở nên dễ dàng hơn, và có thể được thực hiện kịp thời các điều chỉnh cần thiết. Điều này giúp xây dựng các phản hồi hiệu quả và chiến lược cải thiện, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững. Hơn nữa, việc thiết lập mục tiêu khả thi cũng giúp duy trì và nâng cao động lực. Vì nhân viên sẽ cảm thấy có thể đạt được mục tiêu nên tốc độ hoàn thành mục tiêu của từng cá nhân sẽ được đẩy nhanh, qua đó làm gia tăng lợi nhuận chung của toàn doanh nghiệp.

 

5 tiêu chí của SMART

Dưới đây là giải thích chi tiết về 5 yếu tố cấu thành mô hình SMART:

Specific: Cụ thể

Yếu tố này yêu cầu mục tiêu cần được thiết lập một cách rõ ràng và dễ hiểu, sao cho bất kỳ ai cũng có thể nắm bắt được. Thay vì những mục tiêu mơ hồ, cần xác định chi tiết ai sẽ thực hiện, làm gì và bằng cách nào để đạt được mục tiêu, từ đó vạch ra hướng đi rõ ràng.

Ví dụ, thay vì đặt mục tiêu chung chung như “tăng doanh thu”, mục tiêu cần được cụ thể hóa như “tăng số lượng khách hàng mới lên 10% trong quý tới”. Việc thiết lập mục tiêu với các con số và hành động cụ thể giúp làm rõ con đường đạt được mục tiêu, đồng thời tạo ra một môi trường mà toàn bộ đội ngũ có thể cùng nhau nỗ lực hướng đến mục tiêu chung.

 

Measurable: Có thể đo lường

Mục tiêu đề ra phải có thể đo lường được, tức là có các tiêu chí rõ ràng để đánh giá tiến độ và kết quả. Mục tiêu có thể đo lường giúp xác định mức độ hoàn thành và chỉ ra các điểm cần cải thiện. Việc theo dõi tiến độ bằng các con số cụ thể giúp dễ dàng đánh giá mức độ đạt được của mục tiêu.

Ví dụ, thay vì đặt mục tiêu “tăng doanh thu,” thì hãy đặt mục tiêu cụ thể như “tăng doanh thu 20% mỗi tháng” để dễ dàng đánh giá khả năng đạt được mục tiêu. Khi thiết lập các tiêu chí đo lường, không chỉ có thể đánh giá thành công một cách khách quan mà còn giúp quá trình đưa ra phản hồi hiệu quả và điều chỉnh mục tiêu một cách linh hoạt.

 

Achievable: Tính khả thi

Yếu tố này yêu cầu mục tiêu phải thực tế và khả thi, tức là có thể đạt được dựa trên các nguồn lực và điều kiện hiện có. Mục tiêu phi thực tế có thể dẫn đến giảm động lực và thất bại, trong khi mục tiêu quá dễ dàng cũng có thể làm giảm sự hứng thú và động lực.

Để thiết lập mục tiêu thực tế và khả thi, cần xem xét các yếu tố như nguồn lực, thời gian và khả năng hiện có. Bên cạnh đó, mục tiêu cần phải có thể đạt được thông qua nỗ lực và sáng tạo. Những mục tiêu có thể đạt được nếu cố gắng, hoặc những mục tiêu mang lại cảm giác gần gũi với ước mơ, sẽ giúp tạo động lực và khiến quá trình phấn đấu trở nên thú vị.

 

Related: Sự liên quan

Yếu tố này yêu cầu mục tiêu được thiết lập phải phù hợp và liên quan trực tiếp đến chiến lược tổng thể của tổ chức hoặc doanh nghiệp.

Ví dụ, nếu chiến lược của doanh nghiệp là “tinh giản quy trình công việc,” thì việc “thực hiện 3 cuộc đàm phán mỗi ngày và đạt được doanh thu 5 triệu yên mỗi tháng” có thể là một mục tiêu định lượng được, nhưng lại không phù hợp với mục tiêu chính của chiến lược, vì vậy có thể dẫn đến thất bại. Việc đảm bảo sự phù hợp giữa mục tiêu của doanh nghiệp và mục tiêu cụ thể rất quan trọng. Khi mục tiêu liên quan chặt chẽ đến tầm nhìn và chiến lược của doanh nghiệp, đóng góp của từng thành viên trong nhóm sẽ rõ ràng hơn, và tất cả sẽ cùng hướng về một mục tiêu chung, từ đó giúp ngăn ngừa tỷ lệ thất bại.

 

Time-bound: Thời hạn đạt được mục tiêu

Yếu tố này yêu cầu mục tiêu phải được thiết lập trong một khung thời gian cụ thể. Thời hạn rõ ràng giúp tăng cường sự tập trung vào mục tiêu, đồng thời giúp lập kế hoạch hành động cụ thể và chi tiết hơn.

Ví dụ, việc thiết lập mục tiêu như “bắt đầu bán sản phẩm mới trong vòng 6 tháng” sẽ giúp làm rõ thời hạn hoàn thành mục tiêu. Điều này cho phép thực hiện các kế hoạch có tổ chức và có hệ thống. Ngoài ra, việc kiểm tra tiến độ định kỳ và điều chỉnh khi cần thiết cũng trở nên dễ dàng hơn.

 

Ví dụ thiết lập mục tiêu bằng SMART

Thế nào là thiết lập mục tiêu cụ thể bằng mô hình SMART?

Ví dụ, mục tiêu “Tăng doanh thu trong vòng 6 tháng” là rất mơ hồ. Tuy nhiên, nếu áp dụng SMART, mục tiêu này có thể được chuyển thành một mục tiêu cụ thể, đo lường được và có thể đạt được như “Tăng 5% số lượng khách hàng mới trong quý 2 và tăng doanh thu hàng tháng lên 15%”. Dưới đây là một số ví dụ cụ thể mà quý doanh nghiệp có thể tham khảo.

 

6 Mô hình kết hợp với SMART để thiết lập mục tiêu phù hợp

Có một số mô hình có thể kết hợp với SMART giúp doanh nghiệp đặt ra các mục tiêu phù hợp hơn. Dưới đây là 6 mô hình tiêu biểu quý doanh nghiệp có thể tham khảo:

MBO（Management by Objectives）

MBO (Management by Objectives) là một phương pháp quản lý mục tiêu, trong đó cấp trên và cấp dưới cùng nhau thiết lập mục tiêu và đánh giá mức độ đạt được mục tiêu đó thông qua quá trình này để cải thiện hiệu suất công việc. MBO thường được áp dụng kết hợp với đánh giá nhân sự và đánh giá hiệu suất công việc.

Khi kết hợp SMART với MBO, mục tiêu trở nên cụ thể và có thể đo lường rõ ràng, đồng thời con đường đạt được mục tiêu sẽ trở nên rõ ràng hơn. Mục tiêu thường được thiết lập theo kỳ hạn nửa năm hoặc theo quý, và kết quả đạt được sẽ được phản ánh trong quá trình đánh giá. Bằng cách kết hợp SMART với MBO, mục tiêu cá nhân và chiến lược toàn tổ chức sẽ đồng nhất, giúp đạt được hiệu quả quản lý mục tiêu cao hơn.

 

OKR

OKR (Objectives and Key Results) là mô hình kết hợp mục tiêu và các chỉ số đo lường mức độ đạt được mục tiêu. Trong OKR, “mục tiêu” có ý nghĩa giống như một “tầm nhìn ngắn hạn” và có thể bao gồm các yếu tố định tính, khác với mục tiêu trong MBO thường có tính chất cụ thể và đo lường được.

OKR thường được sử dụng khi thiết lập các mục tiêu mang tính thử thách cao, và tỉ lệ hoàn thành mục tiêu thường được đặt trong khoảng 50-70%. Vì vậy, nó không thường được kết hợp với đánh giá nhân sự. Đây là một phương pháp giúp thiết lập các mục tiêu đầy cảm hứng và kích thích sự hứng thú, vì vậy nó thường được áp dụng tại các doanh nghiệp start up.

 

Mô hình 4 yếu tố mục tiêu (Harada Method)

Đây là một phương pháp phát triển động lực và mục tiêu do Harada Takashi phát triển, sử dụng 2 trục chính: “Mình / Xã hội, Người khác” và “Hữu hình / Vô hình”. Cách tiếp cận này kết hợp hai trục này để tạo ra 4 góc nhìn khác nhau trong việc đặt mục tiêu và thúc đẩy động lực để đạt được chúng. Mô hình này giúp chuẩn hóa các yếu tố cần thiết để đạt mục tiêu, sử dụng nhiều công cụ và phương pháp, giúp bất kỳ ai cũng có thể áp dụng và thực hiện.

Việc nhìn nhận lại mục tiêu đạt được từ 4 góc độ và liệt kê các lợi ích có thể đạt được từ việc hoàn thành mục tiêu sẽ giúp làm rõ “giá trị đạt được mục tiêu” đối với bản thân.

Khi kết hợp với SMART, ý nghĩa đạt được mục tiêu và kế hoạch hành động cụ thể sẽ được cụ thể hóa, từ đó giúp thiết lập mục tiêu hiệu quả hơn và cải thiện khả năng đạt được mục tiêu.

 

KPI Tree

KPI Tree là một framework dùng để điều chỉnh các chỉ số hiệu suất quan trọng (KPI) cần thiết để đạt được mục tiêu theo cách phân cấp. Với KGI (Chỉ số Mục tiêu Quan trọng) là mục tiêu lớn ở đỉnh, các yếu tố cần thiết để đạt được KGI (KPI) sẽ được liệt kê, sau đó tiếp tục liệt kê các KPI cần thiết để đạt được KPI, và cứ thế phân nhánh nhỏ hơn.

KPI là những chỉ số có thể đánh giá bằng các con số như “lượt truy cập” hoặc “số lượng yêu cầu thông tin”, điều quan trọng là chúng phải là các chỉ số định lượng, dễ dàng nhận biết xem đã đạt được mục tiêu hay chưa. Bằng cách làm rõ cách mỗi chỉ số đóng góp vào việc đạt được mục tiêu, toàn bộ đội ngũ có thể cùng hướng về một mục tiêu chung và hành động hiệu quả. Khi kết hợp SMART với KPI Tree, doanh nghiệp có thể thực hiện quản lý mục tiêu chính xác và chi tiết hơn.

Mandala Chart

Mandala Chart là công cụ giúp trực quan hóa các hành động và yếu tố cần thiết để đạt được mục tiêu. Đặc điểm của nó là sử dụng bảng 9×9 với 81 ô, và được áp dụng khi liệt kê các biện pháp cụ thể và ý tưởng trong từng chủ đề.

Việc có thể trực quan hóa các biện pháp cần thực hiện và hành động cụ thể để đạt được mục tiêu sẽ giúp cụ thể hóa mục tiêu và tăng khả năng thành công. Nhờ việc tổ chức trực quan, bức tranh tổng thể về mục tiêu và mối quan hệ giữa các yếu tố sẽ trở nên dễ hiểu hơn, đồng thời cũng hữu ích trong việc thúc đẩy hành động có kế hoạch.

 

Routine Checklist

Routine Checklist là công cụ kiểm tra định kỳ các công việc và hành động hàng ngày. Khi áp dụng SMART để thiết lập mục tiêu và sử dụng nó như một danh sách kiểm tra hàng ngày, việc quản lý tiến độ hướng đến mục tiêu sẽ được thực hiện hiệu quả. Đặc biệt, khi chú trọng đến yếu tố “Time-bound,” thói quen đạt được mục tiêu trong thời hạn sẽ được thúc đẩy, giúp các hành động hàng ngày dễ dàng liên kết trực tiếp với việc đạt được mục tiêu.

 

Lưu ý khi thiết lập mục tiêu bằng mô hình SMART

Khi áp dụng SMART để thiết lập mục tiêu, doanh nghiệp nên chú ý 2 điểm.

Thiết lập tiêu chí đánh giá

Khi áp dụng SMART, điều quan trọng là phải thiết lập các tiêu chí rõ ràng để đánh giá mức độ đạt được mục tiêu. Nếu không có tiêu chí đánh giá cụ thể về “dựa trên điều gì để đánh giá”, mức độ đạt được mục tiêu sẽ trở nên mơ hồ, có thể dẫn đến giảm năng suất, động lực và sự thiếu tin tưởng.

Việc áp dụng các chỉ số đánh giá định lượng giúp có thể đánh giá khách quan tiến độ của mục tiêu, đồng thời hỗ trợ trong việc lập kế hoạch hành động tiếp theo. Điều này cũng giúp cảm nhận được sự đạt được mục tiêu và duy trì động lực cho mục tiêu tiếp theo.

 

Thống nhất quan điểm

Khi thiết lập mục tiêu, việc tất cả thành viên trong nhóm hiểu đúng nội dung và mục đích của mục tiêu, và thống nhất nhận thức là điều không thể thiếu. Đặc biệt, nếu không có sự hiểu biết chung về tính cụ thể, sự liên quan và thời hạn của mục tiêu, sẽ dễ xảy ra sự hiểu lầm hoặc sai lệch, và việc đạt được mục tiêu một cách hiệu quả sẽ gặp khó khăn.
Thông qua các cuộc họp định kỳ và kiểm tra tiến độ, việc xác nhận mức độ hiểu biết về mục tiêu sẽ giúp tất cả mọi người làm việc hướng đến cùng một mục tiêu, từ đó cải thiện hiệu suất toàn bộ tổ chức.

 

Tổng kết

Bài viết này đã trình bày tổng quan về mô hình “SMART” trong việc thiết lập mục tiêu với các lợi ích khi áp dụng, 5 tiêu chí chính tạo nên SMART, cũng như các ví dụ và lưu ý về thiết lập mục tiêu.
Nếu doanh nghiệp biết cách áp dụng 5 tiêu chí của SMART, khả năng đạt được mục tiêu sẽ được nâng cao và hiệu suất của tổ chức cũng như cá nhân sẽ được tối ưu hóa. Khi kết hợp với các mô hình khác, hiệu quả đạt được sẽ càng được gia tăng.
Việc thiết lập mục tiêu phù hợp giúp làm rõ hướng đi của toàn bộ tổ chức và thúc đẩy sự phát triển bền vững. Quý doanh nghiệp hãy áp dụng phương pháp SMART một cách hiệu quả để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả và đẩy mạnh sự phát triển doanh nghiệp của mình.