6 phương pháp đón khách và đàm phán tại triển lãm

3 yếu tố quyết định việc thu thập khách hàng tiềm năng tại triển lãm

Để thu thập khách hàng tiềm năng hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm rõ 3 yếu tố quyết định. Cụ thể như sau:

• Tổng số khách tham dự triển lãm
• Số khách tham quan gian hàng hoặc khu vực gần gian hàng
• Tỉ lệ thu thập khách hàng tiềm năng

Tổng lượng khách tham dự triển lãm

Một trong những yếu tố ảnh hưởng đến việc thu thập khách hàng tiềm năng là tổng số khách tham gia triển lãm.

Quy mô triển lãm có thể rất đa dạng, từ những sự kiện nhỏ với chỉ vài chục khách tham quan đến các triển lãm lớn với hàng chục nghìn khách. Để tối ưu hóa hiệu quả, doanh nghiệp nên lựa chọn tham gia những triển lãm mà nhóm khách hàng mục tiêu của mình sẽ có mặt và đảm bảo rằng triển lãm đó có số lượng khách tham quan dự kiến ổn định.

Tuy nhiên, triển lãm với số lượng khách hàng lớn thường có chi phí tham gia cao. Do đó, trước khi quyết định tham gia, doanh nghiệp hãy xác định rõ mục tiêu và hiệu quả mong muốn, sau đó tính toán tỉ lệ chi phí và lợi ích để đưa ra quyết định hợp lý.

 

Số khách tham quan gian hàng hoặc khu vực gần gian hàng

Số lượng khách tham quan gian hàng hoặc khu vực gần gian hàng cũng là yếu tố có vai trò quan trọng đối với việc thu thập khách hàng tiềm năng. Đặc biệt tại các triển lãm lớn, vì diện tích rộng, nên vị trí của gian hàng có thể ảnh hưởng đến số lượng khách tham quan.

Tuy nhiên, để đảm bảo tính công bằng trong việc thu thập khách hàng tiềm năng tại triển lãm, việc tiếp cận khách tham quan hoặc thực hiện các hoạt động thu hút khách như trao đổi danh thiếp ngoài khu vực gian hàng của mình thường bị nghiêm cấm.

Do đó, để thu hút khách hàng tiềm năng, cần có các biện pháp sáng tạo như trưng bày gian hàng tại những khu vực đông người qua lại hoặc trang trí nổi bật để thu hút sự chú ý từ xa.

Tỉ lệ thu thập khách hàng tiềm năng

Mặc dù việc đặt gian hàng tại vị trí đông đúc ở triển lãm có số lượng khách tham quan lớn có thể mang lại lợi thế, nhưng điều đó chưa đủ để đảm bảo việc thu thập khách hàng tiềm năng. Việc chủ động tiếp cận khách tham quan, thực hiện trao đổi danh thiếp và chuyển đổi các cơ hội thành đàm phán kinh doanh mới là yếu tố quyết định quan trọng nhất.

Do đó, trước ngày triển lãm, doanh nghiệp cần lên kế hoạch cụ thể cũng như chuẩn bị và luyện tập kỹ lưỡng về cách tiếp cận khách tham quan và các bước để chuyển đổi việc trao đổi danh thiếp thành các cuộc đàm phán kinh doanh.

 

6 phương pháp tăng tỉ lệ thu thập khách hàng tiềm năng tại triển lãm

Để thúc đẩy tỉ lệ thu thập khách hàng tiềm năng tại triển lãm, các doanh nghiệp nên thực hiện những biện pháp cụ thể nào? Dưới đây là 6 phương pháp chi tiết giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả.

 

Xác định mục tiêu số lượng khách hàng tiềm năng và chia sẻ với đội ngũ nội bộ

Để nâng cao tỉ lệ thu thập lead, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu (KPI) và chia sẻ mục tiêu đó với các thành viên phụ trách việc thu thập khách hàng tại triển lãm.

Trước triển lãm, cần thiết lập các chỉ tiêu cụ thể như số lượng danh thiếp thu được, số lượng cuộc hẹn, số lượng cơ hội kinh doanh, số lượng hợp đồng, và doanh thu dự kiến. Sự đồng nhất về nhận thức của tất cả các bên liên quan về những chỉ tiêu này sẽ nâng cao tỉ lệ đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.

Phương pháp thiết lập mục tiêu

Trước khi tham dự triển lãm, hãy tính toán dự kiến doanh thu có thể thu hồi so với chi phí tham gia thông qua chỉ số ROAS (Return on Advertising Spend) và thiết lập nó làm mục tiêu.

ROAS (Return On Advertising Spend) là chỉ số đo lường hiệu quả chi tiêu quảng cáo, biểu thị doanh thu thu được so với chi phí quảng cáo dưới dạng tỉ lệ phần trăm. Ví dụ, nếu ROAS đạt 500%, điều đó có nghĩa là doanh thu thu về gấp 5 lần chi phí quảng cáo. Trường hợp chưa xác định được mức ROAS mục tiêu, đối với các doanh nghiệp B2B nên nhắm mục tiêu ở mức 500–1.000%.
Dưới đây là công thức để tính doanh thu mục tiêu khi đặt ROAS là 500%:

ROAS là một công cụ hữu ích giúp cho việc đánh giá hiệu quả chi phí trong các chiến dịch marketing, không chỉ riêng tại triển lãm. Doanh nghiệp nên áp dụng phương pháp này để tính toán. Dựa trên doanh thu mục tiêu tính được từ công thức ROAS, doanh nghiệp có thể xác định ngược lại các mục tiêu như số lượng cuộc đàm phán và số lượng danh thiếp cần thu thập.

Doanh thu mục tiêu = Chi phí tham gia triển lãm × 500 ÷ 100

Phân công vai trò trước triển lãm

Tại triển lãm, cần xác định số lượng nhân sự tham gia và phân công vai trò phù hợp với quy mô và mục tiêu của triển lãm. Để tối ưu hóa hiệu quả trong thời gian ngắn, việc phân chia vai trò tập trung vào “hiệu quả” cũng rất quan trọng. Thông thường sẽ chia thành 3 vai trò chính trong ngày diễn ra triển lãm:

• ①Nhân viên đàm phán: Thực hiện các cuộc đàm phán tại gian hàng
• ②Nhân viên thu thập danh thiếp và định hướng đàm phán: Thu thập danh thiếp và dẫn dắt khách hàng vào các cuộc đàm phán
• ③Nhân viên marketing: Chịu trách nhiệm điều hành, tổng hợp dữ liệu và quản lý hoạt động

Chuẩn bị kịch bản hội thoại

Chuẩn bị kịch bản hội thoại (Talk Script) cũng góp phần cải thiện tỉ lệ thu thập khách hàng tiềm năng.

Việc chuẩn bị kịch bản hội thoại với khách hàng giúp duy trì mức độ đồng đều trong kỹ năng của các thành viên. Khi có một cấu trúc cơ bản để trao đổi với khách tham quan, các thành viên có thể tự tin hơn và thể hiện hiệu suất tốt hơn, qua đó nâng cao chất lượng tổng thể của hoạt động.

Một số lưu ý khi tiếp cận

Khi tiếp cận khách tham quan tại triển lãm, hãy tuân thủ quy tắc “60s đầu tiên” để thu hút sự chú ý của họ trong khoảng thời gian này.

Quy tắc này yêu cầu người thực hiện giới thiệu ngắn gọn về sản phẩm trong khoảng 60s, sử dụng một câu slogan hoặc mô tả đơn giản để thu hút sự quan tâm của khách tham quan và đánh giá khả năng dẫn dắt họ đến các cuộc đàm phán tại gian hàng. Nội dung trong 60s đó nên được xây dựng dựa trên mẫu “elevator pitch” – khuôn khổ giúp tóm tắt giá trị của dịch vụ một cách ngắn gọn và hiệu quả, kết hợp các yếu tố như đối tượng mục tiêu, nhu cầu tiềm ẩn và phân loại sản phẩm.

Sau khi thu hút sự chú ý trong vòng 60s, cần xác nhận xem khách tham quan có thuộc đối tượng mục tiêu của công ty hay không. Để xác định rõ hơn, người phụ trách có thể đặt các câu hỏi như: “Công ty của anh/chị hoạt động trong lĩnh vực nào?” hoặc “Anh/chị đang phụ trách các công việc gì?”.
Nếu tiếp tục trò chuyện quá lâu với khách không phải đối tượng mục tiêu hoặc chuyển họ trực tiếp cho người đàm phán có thể dẫn đến tình trạng đánh mất cơ hội. Do đó, nếu khách tham quan thể hiện sự quan tâm và phù hợp với đối tượng mục tiêu, hãy đề xuất: “Anh/chị có muốn tìm hiểu chi tiết hơn không?” và chuyển họ đến người phụ trách đàm phán. Đồng thời, khi khách tham quan đồng ý lắng nghe, hãy cố gắng thực hiện khâu trao đổi danh thiếp.

Rehearsal trước triển lãm

Dù đã chuẩn bị kịch bản hội thoại, nếu không thực hành thì cũng không có tác dụng. Do đó, việc thực hiện diễn tập trước sự kiện là rất quan trọng.

Triển lãm là nơi có rất nhiều người qua lại nên không chỉ dừng lại ở nội dung trao đổi mà cả những yếu tố về “hành động và thái độ” cũng ảnh hưởng lớn đến tỉ lệ thu thập khách hàng tiềm năng và kết quả đạt được. Trong các buổi diễn tập trước sự kiện, hãy kiểm tra và cải thiện các yếu tố sau đây cùng với nội dung kịch bản hội thoại:

• ①Âm lượng giọng nói
• ②Biểu cảm và ánh mắt
• ③Thời điểm tiếp cận khách hàng
• ④Ngoại hình chỉn chu

 

Chuẩn bị tài liệu quảng cáo và quà tặng

Doanh nghiệp nên chuẩn bị tờ rơi và quà tặng quảng cáo cho khách tham quan.

Việc trao tận tay tờ rơi và quà tặng cho khách tham quan đồng thời kết hợp với việc tiếp cận sẽ giúp dễ dàng thu hút sự quan tâm của họ hơn. Điều này có thể làm tăng khả năng lôi kéo khách hàng dừng lại và quan tâm đến gian hàng của bạn.

Trao đổi danh thiếp sớm

Khi tiếp cận khách tham quan và họ dừng lại, người phụ trách hãy thực hiện việc trao đổi danh thiếp càng sớm càng tốt.

Cụ thể, nên thực hiện việc trao đổi danh thiếp khi khách nhận tờ rơi, quà tặng, hoặc khi họ dừng lại tại gian hàng. Miễn là không ở thời điểm không phù hợp, việc trao đổi danh thiếp sớm sẽ góp phần nâng cao tỉ lệ thu thập khách hàng tiềm năng.

 

Không dừng lại ở thu thập khách hàng tiềm năng mà chuyển đổi thành đàm phán

Cho dù đã nắm được những điểm quan trọng trong việc thu thập khách hàng tiềm năng, nhưng làm thế nào để chuyển đổi thành các cơ hội đàm phán kinh doanh? Dưới đây là quy trình thực hiện với 4 bước cụ thể.

Xử lý ngay trong ngày: Dữ liệu hóa thông tin danh thiếp

Cần thực hiện việc chuyển đổi thông tin danh thiếp thành hệ thống dữ liệu ngay sau triển lãm. Điều này giúp chia sẻ thông tin nhanh chóng trong nội bộ và giúp quá trình theo dõi tiếp theo diễn ra thuận lợi.

Ngoài ra, khách tham quan đã ghé thăm nhiều gian hàng trong triển lãm. Vì vậy, hãy gửi email cảm ơn ngay sau triển lãm để tiếp cận khách hàng trước các đối thủ cạnh tranh và tạo cơ hội kết nối. Việc chuyển đổi thông tin thành dữ liệu sẽ giúp việc gửi email cảm ơn và theo dõi từ đội ngũ bán hàng diễn ra thuận lợi hơn.

Hiện nay, nhiều công cụ quản lý khách hàng tiềm năng đã có mặt trên thị trường. Để đảm bảo việc chuyển đổi và quản lý dữ liệu khách hàng diễn ra hiệu quả và nhanh chóng, doanh nghiệp nên nghiên cứu và lựa chọn các công cụ phù hợp trước khi triển lãm.

 

Gửi email cảm ơn

Như đã đề cập trước đó, việc gửi email cảm ơn ngay lập tức sau khi dữ liệu hóa thông tin danh thiếp rất quan trọng.

Khách hàng không phải lúc nào cũng nhớ tất cả các gian hàng họ đã ghé thăm. Gửi email cảm ơn là cách hiệu quả để nhắc lại thương hiệu của doanh nghiệp. Gửi email cảm ơn ngay sau triển lãm không chỉ giúp doanh nghiệp phân biệt với các đối thủ cạnh tranh mà còn làm cho quá trình liên lạc và giao tiếp với khách hàng dễ dàng hơn khi đội ngũ bán hàng thực hiện các hành động tiếp theo.

Công cụ Marketing Automation (MA) là hệ thống có thể tự động hóa quy trình gửi email cảm ơn. Công cụ này cũng cho phép theo dõi lịch sử mở email, chẳng hạn như xem ai đã đọc email, và doanh nghiệp có thể tận dụng thông tin này để tối ưu hóa các chiến lược tiếp cận khách hàng tiếp theo.

Ví dụ

Tại triển lãm, hãy chuẩn bị sẵn nội dung email cảm ơn để có thể gửi ngay sau khi sự kiện kết thúc. Dưới đây là ví dụ tham khảo về email cảm ơn.

Cuộc gọi theo dõi từ bộ phận bán hàng

Sau khi dữ liệu hóa thông tin khách hàng và gửi email cảm ơn, nhiệm vụ tiếp theo là gọi điện thoại theo dõi từ bộ phận bán hàng. Những cuộc gọi này giúp đánh giá mức độ quan tâm và thời điểm cân nhắc của khách hàng. Đối với các khách hàng mục tiêu, quá trình theo dõi từng khách hàng qua điện thoại hoặc email sau triển lãm sẽ ảnh hưởng lớn đến việc duy trì sự quan tâm và tạo cơ hội thảo luận thêm về sản phẩm/dịch vụ.

Các doanh nghiệp khác đã tham gia triển lãm có thể cũng thực hiện các bước tương tự, vì vậy cần tiến hành khâu theo dõi từ ngày hôm sau, muộn nhất là trong vòng 5 ngày. Nếu khách hàng tiềm năng đang cân nhắc việc mua sản phẩm, hãy đề xuất một cuộc hẹn vào thời điểm này.

 

Chuẩn bị và gửi nội dung nuôi dưỡng khách hàng

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất để đi đến đàm phán kinh doanh là chuẩn bị và gửi những nội dung nuôi dưỡng khách hàng.

Không phải tất cả những người đã gặp tại triển lãm đều đang có ý định xem xét mua sản phẩm ngay lập tức. Khách tham dự có thể đến để thu thập thông tin hoặc khảo sát sản phẩm/dịch vụ với mục đích chuẩn bị cho việc đàm phán hoặc mua hàng sau này. Những người có nhu cầu rõ ràng và dự định cân nhắc ngay lập tức chỉ chiếm khoảng 2.5% tổng số khách tham quan.

Hầu hết các khách tham quan triển lãm là những người có thể quan tâm đến sản phẩm của công ty trong trung và dài hạn hoặc có khả năng trở thành khách hàng. Do đó, việc duy trì liên lạc với khách hàng bằng cách gửi nội dung nuôi dưỡng sau triển lãm là rất quan trọng để dần dần chuyển đổi họ thành cơ hội đàm phán.

Theo nghiên cứu của Sirius Decisions, một công ty tư vấn của Mỹ, khoảng 80% khách hàng tiềm năng bị bỏ mặc bởi đội ngũ bán hàng sẽ chuyển sang các đối thủ cạnh tranh trong vòng 2 năm. Do đó, việc thực hiện nuôi dưỡng khách hàng một cách hiệu quả để duy trì liên lạc và không bỏ lỡ cơ hội là cực kỳ quan trọng.

Tổng kết

Chúng tôi đã giới thiệu chi tiết về các yếu tố ảnh hưởng đến việc thu hút khách hàng tiềm năng tại triển lãm, các phương pháp nâng cao tỉ lệ thu hút khách hàng tiềm năng và quy trình chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng thành cơ hội kinh doanh.

Tại triển lãm, việc làm thế nào để thu hút sự quan tâm của khách hàng giữa hàng nghìn doanh nghiệp tham gia là điều then chốt. Để đạt được điều này, doanh nghiệp cần thực hiện nhiều bước quan trọng như chia sẻ mục tiêu, chuẩn bị kịch bản trao đổi với khách hàng, và thực hiện các trường hợp mô phỏng trước khi sự kiện diễn ra. Để không lãng phí thời gian và công sức, hãy áp dụng các điểm chiến lược được nêu trong bài viết này và triển khai kế hoạch triển lãm một cách hiệu quả và có tổ chức.

Sau khi thu thập được các khách hàng tiềm năng, việc thực hiện các bước theo dõi ngay lập tức rất quan trọng để tăng cường khả năng thành công của các cuộc đàm phán. Đừng để các khách hàng tiềm năng bị bỏ rơi, hãy thực hiện chiến lược nuôi dưỡng khách hàng một cách bền vững và có kế hoạch dài hạn để chuyển hóa họ thành các cơ hội kinh doanh chắc chắn.