Step email là một phương pháp giúp nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng hiệu quả để tiến đến các buổi tư vấn sản phẩm/dịch vụ và đàm phán thương mại. Sau đây, chúng tôi sẽ nêu ra sự khác biệt của step email so với email magazine, phương pháp triển khai và công cụ cần thiết để gửi step email.
STEP EMAIL LÀ GÌ?
Step mail là phương pháp marketing được tiến hành bằng cách gửi email theo từng bước đến một đối tượng mục tiêu đã có hành động nhất định. Sau khi tạo nội dung email, người gửi có thể cài đặt gửi tự động theo thời gian cố định mà không cần phải chỉnh sửa liên tục.
Ví dụ, khi khách hàng tải một tài liệu nào đó, sau 2 ngày hoặc 1 tuần doanh nghiệp sẽ lần lượt gửi (1) Thư cảm ơn, (2) Giới thiệu các key study liên quan đến tài liệu, (3) Chia sẻ bí quyết và cung cấp thông tin, (4) Hướng dẫn hội thảo liên quan đến tài liệu…
Step email thường được áp dụng để theo dõi những khách mua sản phẩm hoặc khách tham dự hội thảo. Doanh nghiệp sẽ dễ tạo thiện cảm đặc biệt với khách hàng khi gửi nội dung tương ứng với hành vi của họ.
Phân biệt step email và email magazine
Điểm khác biệt cơ bản của step email với email magazine nằm ở thời gian gửi và nội dung hướng tới đối tượng nào.
Nội dung của email magazine thường là những thông tin mà doanh nghiệp cần như chương trình khuyến mãi và thông tin sản phẩm mới vào đúng thời điểm họ muốn nhận. Trong khi đó, step email sẽ gửi nội dung mà cá nhân cần tại thời điểm họ muốn dựa trên hành vi của họ trên website.
Sự khác nhau trong phương thức gửi
Email magazine có độ tự do cao và nội dung khác nhau trong mỗi lần gửi. Các email sẽ được gửi cùng lúc cho tất cả khách đã đăng ký và được gửi vĩnh viễn cho đến khi khách hủy đăng ký.
Trong khi đó, step email được gửi tự động với nội dung đã viết sẵn, vì vậy doanh nghiệp không cần phải làm gì khác ngoài việc cài đặt kịch bản gửi ban đầu. Đối tượng được gửi là những người đã có hành động nhất định trên website và chỉ được gửi đúng số lượng email định sẵn.
VAI TRÒ CỦA STEP EMAIL
Tại sao step email được sử dụng tại nhiều doanh nghiệp? Điểm mấu chốt nằm ở hai lợi ích như sau:
A: Cung cấp thông tin hữu ích cho khách hàng
Step mail là một phương pháp hiệu quả để nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng (lead nurturing). Thông qua các kịch bản được tạo sẵn, doanh nghiệp có thể gửi những thông tin phù hợp với nhu cầu hiện tại của họ.
Khi một khách đăng ký thành viên hoặc tải tài liệu tại website của doanh nghiệp, chắc chắn tỷ lệ liên hệ hoặc tiến đến đàm phán kinh doanh ngay lập tức là rất thấp. Bù vào đó, step mail cho phép doanh nghiệp gửi những thông tin đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, góp phần nâng cao hiệu quả trong việc theo dõi liên tục và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng để phát triển thành các cuộc đàm phán kinh doanh.
B: Cung cấp nội dung đồng nhất cho các đối tượng khách hàng ở cùng điều kiện
Doanh nghiệp có thể cung cấp cùng một nội dung thông tin cho những khách hàng tiềm năng đã thực hiện một số hành động nhất định như tải tài liệu hoặc liên hệ trên website.
Ví dụ: Nếu người gửi cài đặt gửi step email 2 ngày một lần để giới thiệu 5 bước sử dụng cho khách đã đăng ký dùng thử sản phẩm/dịch vụ, các email sẽ tự động được gửi đến những đối tượng đó.
Như vậy doanh nghiệp không cần phải gửi email hướng dẫn mỗi có khách đăng ký dùng thử. Nếu theo dõi các nội dung được hướng dẫn trong các step email, khách đăng ký có thể dễ dàng sử dụng ngay và đạt được hiệu quả trải nghiệm như mong đợi.
PHƯƠNG PHÁP TRIỂN KHAI STEP EMAIL
Xác định mục đích
Trước khi gửi email, hãy đặt ra các mục tiêu như “tăng số lượt đăng ký tải tài liệu” hoặc “tăng số lượng khách tham gia hội thảo”. Cũng cần xác định rõ KGI và KPI để các chiến lược đề ra có thể đi đúng hướng.
Xác định mục tiêu
Hãy quyết định đối tượng gửi step mail là ai trong những khách đã tải tài liệu, tham dự hội thảo và đăng ký dùng thử… Việc xác định đúng mục tiêu sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục đích của mình.
Xây dựng nội dung
Trước tiên hãy tạo một bản đồ hành trình của khách hàng (customer journey) để xem khách hàng tiềm năng sẽ có những hành động nào để xây dựng nội dung kịch bản ứng với từng giai đoạn. Đồng thời, cần nâng cao nhu cầu mua hàng của khách hàng tiềm năng bằng cách tìm hiểu thời điểm phát sinh các câu hỏi, hứng thú và mối quan tâm của họ để cung cấp thông tin hữu ích tại từng thời điểm.
Cài đặt số lượng và thời gian gửi
Thông thường, step email sẽ gửi qua 3 đến 7 bước. Số lần gửi cần thiết sẽ tùy thuộc vào từng kịch bản. Việc cân đối khoảng thời gian gửi giữa các email nên dựa trên hành vi của khách hàng trong quá khứ. Hãy phân tích khoảng thời gian từ sau khi gửi email đầu tiên cho đến khi đạt được mục đích cuối cùng để cài đặt số lần và thời gian gửi.
NÊN SỬ DỤNG CÔNG CỤ NÀO ĐỂ GỬI STEP EMAIL?
Khi áp dụng step email, doanh nghiệp cần xây dựng nội dung và xác định số lần gửi mỗi khi xuất hiện đối tượng mục tiêu. Việc gửi step mail thủ công là bất khả thi nếu đối tượng cần gửi quá nhiều, nên công cụ gửi email tự động sẽ rất cần thiết cho doanh nghiệp.
Nếu công cụ đó có tính năng chuyên môn cao về email marketing, nó có thể hỗ trợ đo lường các chỉ số như tỷ lệ email đã gửi và tỷ lệ mở… Sau đây chúng tôi sẽ giới thiệu những loại công cụ gửi email phù hợp.
Công cụ gửi email
Công cụ này có thể gửi đồng loạt nhiều email đến tất cả các khách hàng tiềm năng và khách đăng ký nhận email. Ngoài ra một số công cụ cho phép gửi email theo kịch bản định sẵn nên có thể dễ dàng bắt đầu sử dụng ngay.
Tuy nhiên cũng có những công cụ không đo được kết quả sau khi gửi, nên khi lựa chọn hãy đảm bảo chúng có tính năng dành riêng cho marketing.
Công cụ Marketing Automation
Doanh nghiệp cũng có thể gửi email bằng công cụ Marketing Automation (MA). Khâu cài đặt kịch bản cũng tương đối đơn giản bởi chúng có chức năng gửi step email.
Ngoài việc đo lường được kết quả của từng chiến dịch, doanh nghiệp còn có thể nắm bắt khuynh hướng hành động và mức độ quan tâm của từng khách hàng tiềm năng qua việc tra soát lịch sử truy cập website, từ đó đưa ra được các biện pháp tiếp cận hiệu quả hơn.
Bên cạnh đó, công cụ MA còn hỗ trợ tạo email HTML và email theo từng phân khúc khách hàng. Doanh nghiệp có thể tham khảo thông tin mới nhất của khách hàng tiềm năng để gửi email theo từng trạng thái (mức độ quan tâm) khác nhau.
Tổng kết
Step email là một phương pháp gửi email tự động tương đối đơn giản. Chỉ cần xây dựng một kịch bản hiệu quả với các nội dung đáp ứng được nhu cầu của khách hàng tiềm năng, doanh nghiệp sẽ khai thác được các lượt liên hệ từ website và phát triển thành đàm phán kinh doanh.
Công cụ gửi email và công cụ Marketing Automation là những nhân tố cần thiết khi triển khai step email. Đặc biệt với công cụ MA, doanh nghiệp còn có thể đo lường hiệu quả, tra soát lịch sử truy cập website và các hành vi của khách hàng tiềm năng sau khi mở email. BowNow – công cụ MA chiếm thị phần số 1 tại thị trường nội địa Nhật Bản – có thể là một lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp đang muốn triển khai step mail.
Tìm hiểu thêm về công cụ Marketing Automation BowNow tại đây.
