Nếu doanh nghiệp đang tìm cách tối ưu hóa việc quản lý danh thiếp, hãy tiến hành số hóa các dữ liệu này. Trong kinh doanh, danh thiếp là công cụ quan trọng để mở rộng mạng lưới quan hệ. Tuy nhiên, khi số lượng danh thiếp tăng lên, việc quản lý cũng sẽ phức tạp hơn. Số hóa danh thiếp giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả và truy cập thông tin nhanh chóng khi cần.
Bài viết này hướng dẫn cụ thể về phương pháp số hóa danh thiếp, lợi ích của quá trình này cũng như những điểm doanh nghiệp cần lưu ý trong quá trình thực hiện.
Ưu điểm của việc số hóa danh thiếp
Dữ liệu hóa thông tin danh thiếp mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tiêu biểu là một số điểm sau.
Chia sẻ thông tin danh thiếp
Danh thiếp truyền thống khá tiện lợi cho việc trao đổi thông tin tại chỗ, nhưng khi chia sẻ nội bộ, chúng tiềm ẩn khả năng thất lạc và khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin. Việc dữ liệu hóa sẽ giải quyết các vấn đề này nhờ đó việc chia sẻ thông tin trong nội bộ doanh nghiệp cũng diễn ra thuận lợi hơn.
Trước đây, quá trình quản lý danh thiếp giấy khiến doanh nghiệp phải mất nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin, thường phải liên hệ với người phụ trách hoặc lục tìm tại bàn làm việc. Tuy nhiên, khi danh thiếp được số hóa và quản lý tập trung trong hệ thống nội bộ, bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng truy cập vào thông tin cần thiết.
Chẳng hạn, khi nhân viên nhận được điện thoại của khách hàng và cần tra cứu nhanh lịch sử đàm phán thì chỉ cần tìm kiếm tên khách hàng trong hệ thống là sẽ dễ dàng tìm thấy thông tin người phụ trách trước đó cũng như nội dung các buổi đàm phán. Việc chia sẻ thông tin danh thiếp không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ với khách hàng mà còn thúc đẩy các hoạt động kinh doanh một cách suôn sẻ và hiệu quả.
Tìm kiếm thông tin danh thiếp nhanh chóng
Việc tìm kiếm thông tin thủ công từ hàng loạt danh thiếp giấy tốn rất nhiều thời gian và công sức. Tuy nhiên, khi danh thiếp đã được số hóa, nhân viên có thể dễ dàng tìm thấy thông tin cần thiết chỉ bằng cách tìm kiếm theo tên khách hàng hoặc tên công ty.
Từ đó hiệu suất công việc được nâng cao, giúp doanh nghiệp phản hồi nhanh chóng các yêu cầu đột xuất từ khách hàng hoặc trong các cuộc đàm phán. Điều này cũng tạo cơ hội xây dựng mối quan hệ tin cậy với khách hàng. Bằng cách sử dụng cơ sở dữ liệu danh thiếp, doanh nghiệp có thể thực hiện quản lý tệp khách hàng hiệu quả và tối ưu hơn.
Truy cập từ xa
Việc số hóa danh thiếp giúp nhân viên dễ dàng truy cập thông tin danh thiếp bất cứ khi nào cần. Khi quản lý theo cách truyền thống, để xem nội dung danh thiếp khi đang ở bên ngoài, nhân viên cần phải mang theo hoặc quay trở lại văn phòng để kiểm tra.
Tuy nhiên, với việc dữ liệu hóa, nhân viên có thể truy cập tìm kiếm thông tin dễ dàng từ smartphone hoặc máy tính bảng. Không chỉ trong các chuyến công tác, mà ngay cả khi làm việc tại nhà cũng có thể nhanh chóng tra cứu số điện thoại của đối tác. Khả năng truy cập thông tin từ mọi địa điểm là một lợi thế lớn trong bối cảnh làm việc đa dạng ngày nay.
Tiếp cận khách hàng hiệu quả
Việc số hóa danh thiếp và tạo tệp khách hàng giúp doanh nghiệp thực hiện các hoạt động bán hàng hiệu quả hơn. Chẳng hạn, khi gửi email magazine, nếu sử dụng danh thiếp giấy, doanh nghiệp sẽ mất nhiều thời gian để nhập địa chỉ email và gửi từng lần. Nhưng nếu đã có hệ thống dữ liệu, những công việc này sẽ được thực hiện một cách thuận lợi hơn.
Hơn nữa, khi liên kết dữ liệu danh thiếp với các công cụ Marketing Automation (MA) và hệ thống hỗ trợ bán hàng (SFA), doanh nghiệp dễ dàng xác định được thời điểm tối ưu để tiếp cận khách hàng. Việc quản lý tập trung thông tin khách hàng giúp doanh nghiệp gửi nội dung phù hợp với nhu cầu của từng đối tượng và triển khai các chiến lược marketing hướng đến nhóm khách hàng mục tiêu. Điều này cũng giúp phát hiện khách hàng tiềm năng và khách hàng không hoạt động từ đó mở ra nhiều cơ hội kinh doanh mới.
6 phương pháp số hóa danh thiếp
Chúng tôi sẽ liệt kê cụ thể những phương pháp dữ liệu hóa thông tin danh thiếp.
Sử dụng máy scan hoặc máy photocopy để quét danh thiếp
Nếu máy scan hoặc máy photo tích hợp chức năng quét có thể được sử dụng chúng để số hóa danh thiếp. Gần đây, đã có các máy quét danh thiếp chuyên dụng có khả năng xử lý nhanh chóng một lượng lớn danh thiếp.
Máy scan danh thiếp được chia thành 2 loại: loại để bàn và loại di động. Loại để bàn, thường được lắp đặt tại văn phòng, có thể trang bị bộ nạp giấy tự động, có thể quét nhiều danh thiếp chỉ bằng cách cho vào. Nó cũng có thể quét tài liệu khác ngoài danh thiếp. Ngược lại, với những người thường xuyên di chuyển thì nên chọn loại di động. Với kích thước nhỏ gọn, bạn có thể dễ dàng mang theo trong túi và quét danh thiếp một cách thuận lợi ở bất kỳ đâu.
Dữ liệu đã quét có thể được xuất ra dưới dạng CSV, Excel hoặc tự động đăng ký vào cơ sở dữ liệu. Các tính năng được cung cấp có thể khác nhau tùy thuộc vào sản phẩm, vì vậy quan trọng hơn hết là chọn ra thiết bị phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
Sử dụng phần mềm bảng tính như Excel, v.v.
Nếu doanh nghiệp đã sử dụng các phần mềm bảng tính như Excel hay Google Sheets thì có thể số hóa danh thiếp mà không cần thêm chi phí. Cụ thể, nhân viên chỉ cần nhập các thông tin như tên công ty, họ tên, bộ phận và chức vụ vào bảng tính để tạo danh sách.
Việc ghi lại ngày trao đổi danh thiếp và các hoạt động kinh doanh sau đó cũng sẽ mở rộng khả năng sử dụng thông tin sau này. Ngoài ra, có nhiều mẫu miễn phí được công bố, giúp doanh nghiệp tiến hành số hóa một cách hiệu quả. Dữ liệu đã tạo có thể được truy cập ngay cả khi không có kết nối mạng, giúp dễ dàng kiểm tra thông tin khách hàng khi đang ở bên ngoài.
Tuy nhiên, việc quản lý danh thiếp bằng phương pháp này cũng đòi hỏi thời gian và công sức nhất định. Người thực hiện sẽ cần nhập và cập nhật thông tin một cách thủ công, điều này có thể dẫn đến sai sót. Hơn nữa, việc cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa một tài liệu cũng gặp khó khăn, đây là một thách thức trong quá trình vận hành.
Sử dụng Google Keep
Google Keep là ứng dụng ghi chú miễn phí do Google cung cấp. Bất kỳ ai có tài khoản Google đều có thể dễ dàng sử dụng. Bạn có thể chụp ảnh danh thiếp bằng camera của smartphone và lưu ảnh vào Google Keep để quản lý. Điểm mạnh của Google Keep là khả năng tự động trích xuất chữ từ hình ảnh và lưu dưới dạng dữ liệu văn bản. Văn bản đã trích xuất có thể được tìm kiếm trực tiếp trong Google Keep, giúp nhanh chóng tìm kiếm thông tin. Ngoài ra, bạn cũng có thể gán thẻ hoặc phân loại cho dữ liệu danh thiếp để dễ dàng tìm thấy danh thiếp cần thiết.
Tuy nhiên, Google Keep chỉ là một ứng dụng ghi chú và không có nhiều chức năng chuyên biệt cho việc quản lý danh thiếp. Ví dụ, số lượng ký tự có thể nhập bị giới hạn, và độ chính xác của chức năng OCR có thể kém hơn so với các ứng dụng quản lý danh thiếp chuyên dụng. Do đó, việc hiểu rõ đặc điểm của Google Keep và sử dụng nó một cách hợp lý là rất quan trọng.
Sử dụng tính năng OCR trên Google Drive
Google Drive có tính năng OCR (Nhận diện ký tự quang học) cho phép người dùng số hóa danh thiếp mà không tốn chi phí. Tính năng này giúp quét danh thiếp và tự động trích xuất thông tin văn bản từ hình ảnh.
Cách sử dụng OCR rất đơn giản. Đầu tiên, tạo một thư mục chuyên dụng cho danh thiếp trong ứng dụng Google Drive và tải lên ảnh danh thiếp đã chụp bằng smartphone. Hệ thống sẽ tự động cắt ảnh và định dạng để dễ lưu trữ. Sau đó, bạn truy cập Google Drive từ máy tính và mở file danh thiếp đã lưu bằng Google Docs. Tính năng OCR sẽ tự động trích xuất dữ liệu văn bản, tạo ra cả file hình ảnh và file văn bản.
Ưu điểm khi sử dụng Google Drive là không tốn chi phí, và bạn có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin cần thiết từ dữ liệu đã được chuyển đổi thành văn bản. Đối với những ai thường xuyên sử dụng các công cụ của Google, đây là một phương pháp thuận tiện.
Thuê ngoài
Đối với một lượng lớn danh thiếp tích lũy từ các giao dịch trước đây, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ bên ngoài để quét và số hóa chúng một cách đồng bộ. Cách thức đặt hàng sẽ khác nhau tùy vào nhà cung cấp; một số có thể đến tận nơi với máy quét tốc độ cao để số hóa ngay, trong khi số khác yêu cầu gửi danh thiếp qua đường bưu điện. Chi phí thường được tính theo mô hình như “XX vnd cho mỗi tấm” hoặc “XX vnd cho tối đa 1.000 tấm.”
Nhiều ứng dụng quản lý danh thiếp hiện nay cũng cung cấp dịch vụ quét danh thiếp như một tùy chọn, với dữ liệu được tự động tích hợp vào hệ thống, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
Tuy nhiên, khi thuê dịch vụ bên ngoài, doanh nghiệp cần chú ý đến chi phí phát sinh. Ngoài ra, thời gian hoàn thành việc số hóa có thể kéo dài, vì vậy hãy kiểm tra thời hạn trước và lập kế hoạch với thời gian dự phòng hợp lý.
Sử dụng phần mềm quản lý danh thiếp
Phần mềm quản lý danh thiếp sẽ dễ dàng số hóa thông tin từ danh thiếp bằng máy quét chuyên dụng hoặc smartphone. Nhiều sản phẩm được trang bị chức năng OCR (nhận dạng ký tự quang học) chính xác cao, giúp tăng cường độ chính xác trong việc nhận diện chữ viết. Trong trường hợp chữ viết khó đọc, một số phần mềm còn cung cấp dịch vụ hiệu chỉnh bởi nhân viên hỗ trợ.
Thông tin đã được số hóa sẽ được quản lý tập trung trên đám mây, giúp bạn dễ dàng kiểm tra và đăng ký thông tin danh thiếp ngay cả khi đang ở ngoài văn phòng. Khả năng nhập thông tin ngay tại chỗ sau khi trao đổi danh thiếp là một lợi thế lớn.
Lưu ý khi số hóa danh thiếp
Khi số hóa danh thiếp, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm để đảm bảo quá trình quản lý danh thiếp diễn ra suôn sẻ hơn. Nắm rõ các yếu tố quan trọng này sẽ giúp doanh nghiệp quản lý danh thiếp một cách hiệu quả và tối ưu.
Ghi chú ngày nhận danh thiếp và các thông tin liên quan
Người thực hiện không chỉ cần nhập thông tin tên và liên hệ mà còn nên ghi chú ngày, địa điểm, và hoàn cảnh nhận được danh thiếp.
Chẳng hạn, khi liên hệ với khách hàng vài tháng sau, nếu có thông tin về thời gian và địa điểm gặp gỡ, việc giao tiếp sẽ diễn ra thuận lợi hơn. Một cách tiếp cận lịch sự dựa trên lần trao đổi trước đó, như: “Tôi là … đã trao đổi danh thiếp với anh/chị tại buổi hội thảo hôm trước. Không biết tình hình của anh/chị dạo này thế nào?” sẽ giúp xây dựng mối quan hệ tốt hơn với khách hàng.
Đặc biệt, trong các sự kiện như hội thảo hay buổi giao lưu với sự tham gia của nhiều người, việc ghi chú nhanh ngay lúc đó sẽ giúp dễ dàng nhớ lại thông tin sau này. Điều này không chỉ giúp kết nối khuôn mặt với tên một cách dễ dàng mà còn giúp đánh giá lại tiềm năng kinh doanh với khách hàng đó trong tương lai.
Quản lý danh thiếp giấy không cần thiết
Sau khi số hóa danh thiếp, nên xem xét khả năng xảy ra lỗi đọc dữ liệu, vì vậy đừng vội vàng hủy bỏ danh thiếp giấy ngay lập tức mà hãy lưu giữ chúng trong một khoảng thời gian nhất định, chẳng hạn như 6 tháng hoặc 1 năm, tùy thuộc vào quy trình làm việc của doanh nghiệp. Sau đó, tiến hành hủy bỏ danh thiếp giấy theo định kỳ.
Khi hủy bỏ danh thiếp, để bảo vệ thông tin cá nhân trên đó, cần sử dụng các phương pháp hủy an toàn như máy hủy tài liệu hoặc tiêu hủy. Việc này giúp giảm thiểu tối đa nguy cơ rò rỉ thông tin cá nhân và đảm bảo thông tin được xử lý một cách an toàn.
Quét cả mặt sau của danh thiếp
Mặt sau của danh thiếp có thể chứa thông tin quan trọng như tổng quan về công ty, chi nhánh, hoặc chi tiết về các hoạt động kinh doanh, có thể hỗ trợ trong việc phát triển mối quan hệ kinh doanh.
Chẳng hạn, khi làm việc với một doanh nghiệp mới, thông tin ở mặt sau có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về quy mô hoạt động hoặc các dịch vụ mà họ cung cấp. Ngoài ra, nếu có những ghi chú từ nhân viên kinh doanh, bạn có thể tìm thấy các gợi ý quan trọng liên quan đến nhu cầu của khách hàng hoặc các nội dung giao dịch trước đó. Khi quét danh thiếp, hãy đảm bảo cả hai mặt đều được số hóa để tận dụng tối đa thông tin.
Triển khai các biện pháp bảo mật chặt chẽ
Thông tin trên danh thiếp là dữ liệu cá nhân của khách hàng và đối tác, vì vậy cần đặc biệt cẩn trọng trong việc xử lý. Ngoài việc tuân thủ các quy định của luật bảo vệ thông tin cá nhân, bạn nên thiết lập các biện pháp bảo mật nội bộ, chẳng hạn như giới hạn quyền truy cập thông tin, cài đặt mật khẩu để ngăn chặn truy cập trái phép, và xây dựng quy trình quản lý thông tin nghiêm ngặt.
Đặc biệt, khi sử dụng dịch vụ Cloud để quản lý dữ liệu danh thiếp, hãy kiểm tra kỹ các biện pháp bảo mật mà nhà cung cấp dịch vụ thực hiện. Việc lựa chọn những nhà cung cấp uy tín sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, đồng thời tận dụng được tối đa sự tiện lợi mà dữ liệu danh thiếp mang lại.
Phần mềm quản lý danh thiếp – Giải pháp hiệu quả cho việc số hóa
Nếu doanh nghiệp muốn số hóa danh thiếp một cách hiệu quả, phần mềm quản lý danh thiếp là lựa chọn đáng cân nhắc. Những phần mềm này được trang bị các tính năng tiên tiến, giúp nhanh chóng chuyển đổi thông tin danh thiếp thành dữ liệu kỹ thuật số.
Đặc biệt, nhờ công nghệ OCR (nhận diện ký tự quang học), chỉ cần chụp danh thiếp bằng smartphone hoặc quét qua máy quét, dữ liệu văn bản sẽ tự động được trích xuất. Điều này giúp doanh nghiệp xử lý số lượng lớn danh thiếp trong thời gian ngắn mà không cần nhập liệu thủ công, giảm bớt đáng kể thời gian và công sức.
Phần mềm quản lý danh thiếp hỗ trợ trên nhiều thiết bị khác nhau giúp người dùng dễ dàng truy cập thông tin ngay cả khi đang di chuyển. Nhờ đó, việc chia sẻ thông tin trong nội bộ cũng trở nên dễ dàng hơn, đồng thời cải thiện hiệu suất hoạt động kinh doanh. Một số phần mềm còn có chức năng “gộp thông tin” tự động nhận diện và sắp xếp danh thiếp của cùng một người, giúp quản lý thông tin một cách khoa học và hiệu quả hơn.
3 phần mềm quản lý danh thiếp phổ biến
Cuối cùng, chúng tôi sẽ giới thiệu 3 phần mềm quản lý dữ liệu danh thiếp phổ biến và được ưa chuộng nhất hiện nay.
SKYPCE (https://www.skypce.net/)
SKYPCE là một dịch vụ quản lý danh thiếp giúp chia sẻ thông tin khách hàng một cách dễ dàng với giao diện quản lý thân thiện. Phần mềm này cho phép người dùng tìm kiếm nhanh chóng danh thiếp dựa trên các điều kiện như tên công ty, tên người liên hệ, ngày trao đổi danh thiếp, giúp tra cứu thông tin kịp thời trong các cuộc họp hay hội nghị trực tuyến.
Ngoài ra, SKYPCE hỗ trợ truy cập thông tin khách hàng từ smartphone khi ở bên ngoài, giúp giảm thiểu rủi ro thất lạc khi không cần mang theo danh thiếp giấy. Phần mềm này cũng cung cấp tính năng phân quyền, cho phép người dùng tùy chỉnh phạm vi chia sẻ thông tin danh thiếp giữa các phòng ban hoặc nhóm, đảm bảo an toàn và tránh rò rỉ thông tin. Đặc biệt, SKYPCE còn cho phép đăng ký cả hình ảnh của khách hàng, hỗ trợ việc ghi nhớ khuôn mặt, tạo thêm thuận lợi trong quá trình tiếp xúc với đối tác.
Eight Team (https://materials.8card.net/eight-team/)
Eight Team là một dịch vụ quản lý danh thiếp của ứng dụng “Eight” dành cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Dịch vụ này đã được hơn 4.000 công ty vừa và nhỏ tin dùng, cho phép quản lý tập trung toàn bộ thông tin danh thiếp trong nội bộ công ty.
Một trong những đặc điểm nổi bật của Eight Team là khả năng chia sẻ thông tin danh thiếp dễ dàng trong nhóm, giúp tìm kiếm và xem danh thiếp nhanh chóng. Người dùng có thể tìm danh thiếp dựa trên tên công ty hoặc tên người liên hệ, và nắm bắt ngay lập tức thông tin về các mối quan hệ và thời điểm tương tác. Ngoài ra, thông tin về việc khách hàng thay đổi vị trí công tác hay chuyển việc cũng được cập nhật tự động, giúp tránh nhầm lẫn với thông tin cũ.
Dịch vụ này còn cho phép tải xuống dữ liệu danh thiếp được chia sẻ dưới dạng CSV, hỗ trợ việc tạo danh sách gửi thiệp chúc Tết hoặc email magazine. Người dùng có thể gắn thẻ và phân nhóm danh thiếp để quản lý thông tin một cách hiệu quả hơn.
Sansan (https://www.sansan.com/en/)
Sansan là dịch vụ quản lý liên hệ dựa trên đám mây dành cho doanh nghiệp, chiếm thị phần lớn trong thị trường quản lý danh thiếp. Dịch vụ này kết hợp trí tuệ nhân tạo và sức lao động để đạt được độ chính xác 99,9% trong việc số hóa thông tin danh thiếp của công ty. Với máy quét chuyên dụng, việc quét 100 danh thiếp chỉ mất khoảng 5 phút.
Điểm hấp dẫn của Sansan không chỉ nằm ở quản lý danh thiếp, mà còn ở nhiều tính năng phong phú. Thông tin đã đăng ký được chia sẻ cho tất cả nhân viên, kèm theo thông tin về tin tức công ty và thay đổi nhân sự, giúp đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh luôn dựa trên thông tin khách hàng mới nhất. Ngoài ra, dịch vụ còn cung cấp tính năng ghi lại nội dung các cuộc thương thảo, giúp quản lý khách hàng một cách tập trung. Sansan là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quản lý danh thiếp và tăng cường hiệu quả kinh doanh.
Tổng kết
Việc số hóa danh thiếp mang lại lợi ích to lớn trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Người dùng có thể nhanh chóng truy cập thông tin danh thiếp khi cần thiết, giúp quản lý khách hàng và chia sẻ thông tin trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn. Thêm vào đó, khả năng kiểm tra thông tin ngay cả khi ở ngoài văn phòng đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội kinh doanh nào.
Trong những năm gần đây, các nhà cung cấp đã cho ra đời nhiều phần mềm quản lý danh thiếp với tính năng cao, cho phép người dùng quản lý thông tin danh thiếp một cách an toàn và hiệu quả hơn. Các phần mềm này cung cấp nhiều chức năng như nhận diện chữ viết chính xác thông qua công nghệ OCR, lưu trữ dữ liệu trên đám mây và tích hợp với hệ thống quản lý khách hàng, mang lại giải pháp tối ưu cho việc quản lý thông tin.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc bảo mật và bảo vệ thông tin cá nhân là rất quan trọng. Hãy thực hiện các biện pháp bảo vệ thích hợp để tận dụng tối đa lợi ích của việc số hóa danh thiếp, từ đó thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.
