Top 10 ứng dụng quản lý danh thiếp miễn phí!

Danh sách các ứng dụng quản lý danh thiếp miễn phí và có bản dùng thử miễn phí

Chúng tôi đã tổng hợp danh sách các ứng dụng quản lý danh thiếp miễn phí và các công cụ cung cấp bản dùng thử miễn phí trong số nhiều ứng dụng hiện có.。

Ứng dụng	Phí sử dụng	Tính năng nổi bật
Eight	Miễn phí Gói Premium: 600 Yên/tháng hoặc 6,000 Yên/năm	Số lượng danh thiếp đăng ký: Không giới hạn Trao đổi danh thiếp trực tuyến Thông tin về thay đổi nhân sự
myBridge	Miễn phí Gói Premium: Từ 490 Yên/tháng	Số lượng danh thiếp đăng ký: Không giới hạn Sổ tay danh thiếp chia sẻ (tối đa 100 danh thiếp miễn phí) Trao đổi danh thiếp trực tuyến
Wantedly People	Miễn phí	Số lượng danh thiếp đăng ký: Không giới hạn Chuyển đổi 10 danh thiếp thành dữ liệu chỉ trong 1 lần chụp Tìm kiếm hồ sơ
CAMCARD lite	Miễn phí Có dịch vụ trả phí	Số lượng danh thiếp đăng ký: Cần xác nhận Trao đổi danh thiếp trực tuyến Tạo thẻ (Tag)
Business card filing CLOUD	Miễn phí (tối đa 100 danh thiếp) Chi phí sử dụng: Khoảng 220 yên/tháng (bao gồm thuế) cho mỗi người dùng	Số lượng danh thiếp đăng ký: 100 Chuyển đổi dữ liệu bằng OCR chất lượng cao Chia sẻ dữ liệu (Có tính phí)
Sansan	Liên hệ để biết thông tin chi tiết	Trao đổi danh thiếp trực tuyến Kết nối qua email Thông tin về thay đổi nhân sự
Knowledge Suite	SFA Standard 55,000 yên/tháng Số ID: Không giới hạn/Dung lượng: 5GB	Trao đổi danh thiếp trực tuyến Thiết lập giới hạn truy cập xem danh thiếp Liên kết với SFA/CRM
Hot Profile	Liên hệ để biết thêm chi tiết	Tự động nhận diện danh thiếp Thông tin về thay đổi nhân sự Trực quan hóa mối quan hệ
Tonichi Nexta Meishi	~660 yên/tháng	Trao đổi danh thiếp trực tuyến Quản lý và chia sẻ danh thiếp Tự động nhận diện danh thiếp
Ultema Blue	3,300 yên/tháng cho mỗi ID	Nhận diện danh thiếp Thông tin về thay đổi nhân sự Thông báo về danh thiếp trùng lặp

 

Ứng dụng – Phần mềm quản lý danh thiếp miễn phí

Dưới đây là thông tin chi tiết về một số ứng dụng và phần mềm quản lý danh thiếp miễn phí

Eight (Công ty Sansan) _ https://8card.net/en/

Eight là ứng dụng quản lý danh thiếp cá nhân của công ty Sansan được sử dụng phổ biến nhất. Chỉ cần chụp ảnh danh thiếp bằng smartphone, thông tin sẽ được số hóa chính xác nhờ công nghệ OCR tiên tiến hàng đầu tại Nhật Bản. Eight không giới hạn số lượng danh thiếp hoặc thời gian lưu trữ, giúp người dùng quản lý dữ liệu danh thiếp một cách lâu dài và hiệu quả.

Ngoài ra, Eight còn có chức năng trao đổi danh thiếp số, giúp người dùng dễ dàng trao đổi danh thiếp chỉ bằng cách đưa điện thoại lên gần nhau. Thông tin về người dùng sẽ tự động cập nhật khi đối tác thăng chức, chuyển vị trí, hoặc thay đổi công việc, đảm bảo bạn luôn nắm bắt được thông tin mới nhất về mạng lưới quan hệ của mình.

Bên cạnh đó, Eight còn sở hữu chứng nhận bảo mật Privacy Mark, cung cấp mức độ bảo mật đạt tiêu chuẩn doanh nghiệp, tạo thêm sức hút lớn cho người dùng.

myBridge (Công ty myBridge) _ https://jp.mybridge.com/home

myBridge là ứng dụng quản lý danh thiếp miễn phí do công ty LINE cung cấp. Tương thích với LINE, myBridge cho phép chia sẻ dữ liệu danh thiếp trong cuộc trò chuyện, nhưng người dùng vẫn có thể sử dụng mà không cần kết nối với ứng dụng LINE. Điểm mạnh của myBridge nằm ở tính năng “Sổ danh thiếp chia sẻ,” hỗ trợ chia sẻ thông tin giữa các tổ chức. Phiên bản miễn phí cho phép chia sẻ đến 100 danh thiếp, rất phù hợp cho các nhóm nhỏ hoặc bộ phận.

Ngoài ra, với chức năng danh thiếp trực tuyến, người dùng có thể dễ dàng trao đổi danh thiếp chỉ bằng cách gửi URL. Tính năng này rất phù hợp với các cuộc họp hoặc đàm phán kinh doanh online.

Hơn nữa, chỉ cần chụp danh thiếp bằng smartphone, công nghệ OCR sẽ tự động nhận diện thông tin và nếu có sai sót, hệ thống sẽ có nhân viên hỗ trợ chỉnh sửa thủ công để đảm bảo dữ liệu chính xác. Mọi thông tin danh thiếp đều được mã hóa và quản lý tại trung tâm dữ liệu đạt tiêu chuẩn bảo mật cao, giúp người dùng yên tâm sử dụng dịch vụ.

Wantedly People (Công ty Wantedly) _ https://people.wantedly.com/

Điểm nổi bật của Wantedly People là khả năng đọc thông tin danh thiếp với độ chính xác cao. Chỉ cần dùng điện thoại chụp đồng thời tối đa 10 danh thiếp, ứng dụng sẽ tự động chuyển đổi thành dữ liệu ngay lập tức. Tính năng này giúp quản lý hiệu quả số lượng lớn danh thiếp trong thời gian ngắn, mang lại sự tiện lợi cho người dùng.

Wantedly People được tích hợp với hồ sơ Wantedly, cho phép chia sẻ thông tin chi tiết mà danh thiếp không thể truyền tải hết. Thông tin liên quan đến đối tác sẽ tự động hiển thị, hỗ trợ người dùng tạo chủ đề trong các cuộc trò chuyện kinh doanh.

Tính năng tìm kiếm của Wantedly People không chỉ cho phép người dùng tìm kiếm qua tên hay công ty mà còn qua chức vụ, số điện thoại và mọi thông tin đã được OCR nhận diện. Ứng dụng cũng hỗ trợ quản lý trên phiên bản PC và có thể tải xuống dưới dạng tệp CSV, mang lại sự linh hoạt cao trong việc quản lý và sử dụng dữ liệu danh thiếp.

CAMCARD lite (INTSIG) _ https://www.camcard.jp/lite/

CAMCARD lite là ứng dụng quản lý danh thiếp miễn phí, có mặt trên toàn cầu với hơn 100 triệu người dùng. Ứng dụng này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc trong doanh nghiệp và hỗ trợ xây dựng mạng lưới kinh doanh toàn cầu.

Điểm nổi bật nhất của ứng dụng này là chức năng quét danh thiếp với độ chính xác cao, hỗ trợ 16 ngôn ngữ khác nhau. Nhờ tính năng đa ngôn ngữ này, người dùng thường xuyên đi công tác nước ngoài hoặc tham gia các dự án quốc tế có thể quản lý thông tin danh thiếp một cách dễ dàng và hiệu quả.

Ứng dụng này còn được trang bị tính năng ghi chú và cài đặt nhắc nhở, giúp người dùng quản lý mối quan hệ hiệu quả hơn. Hơn nữa, các chức năng thúc đẩy giao tiếp trong kinh doanh như chia sẻ thông tin danh thiếp và tạo danh thiếp kỹ thuật số cũng rất phong phú.

Business card filing CLOUD (Công ty NTT Data NJK) _ https://cloud.mediadrive.jp/

Business card filing CLOUD là dịch vụ cloud miễn phí (phí sử dụng cơ bản) giúp quản lý danh thiếp hiệu quả. Nó áp dụng công nghệ nhận dạng ký tự chính xác cao do nhà sản xuất chuyên về OCR phát triển, và không yêu cầu máy quét chuyên dụng. Nếu có máy quét tương thích với TWAIN, bao gồm cả máy đa chức năng, người dùng có thể số hóa thông tin danh thiếp ngay lập tức.

Với phiên bản miễn phí, người dùng có thể quản lý dữ liệu của tối đa 100 danh thiếp và có thể truy cập thông qua ứng dụng “Business card filing CLOUD for Windows” cùng với ứng dụng iOS và Android.

Về mặt bảo mật, dịch vụ này được thiết kế để không lưu trữ dữ liệu trên thiết bị, giúp giảm thiểu rủi ro khi bị mất thiết bị. Dữ liệu được quản lý trên máy chủ đạt tiêu chuẩn tương đương với hệ thống của các tổ chức tài chính, đảm bảo an toàn tối đa.

Ứng dụng quản lý danh thiếp được dùng thử miễn phí

Tiếp theo, chúng tôi xin giới thiệu các hệ thống quản lý danh thiếp có thể dùng thử miễn phí. Mặc dù đây là các dịch vụ trả phí, nhưng chúng tích hợp nhiều tính năng, như chia sẻ trong đội nhóm và kết nối với CRM (quản lý quan hệ khách hàng). Những công cụ này rất phù hợp cho các doanh nghiệp đang hướng đến việc nâng cao hiệu quả marketing và sức mạnh bán hàng.

Sansan (Công ty Sansan) _ https://jp.sansan.com/

Sansan là dịch vụ chuyển đổi số trong bán hàng với thị phần quản lý danh thiếp lên tới 82%. Không chỉ dừng lại ở việc quản lý danh thiếp, Sansan còn cho phép quản lý đồng bộ nhiều thông tin khách hàng, bao gồm thông tin doanh nghiệp và điểm tiếp xúc với khách hàng. Sự kết hợp giữa trí tuệ nhân tạo và sự can thiệp của con người trong quá trình số hóa dữ liệu giúp nâng cao hiệu quả bán hàng một cách đáng kể.

Người dùng có thể quét danh thiếp bằng 2 phương pháp: sử dụng máy quét chuyên dụng hoặc ứng dụng trên smartphone. Với máy quét, chỉ mất 5 phút để quét 100 danh thiếp. Thông tin đã được số hóa có thể được truy cập từ nhiều thiết bị khác nhau, bao gồm cả qua ứng dụng trên smartphone.

Không chỉ dừng lại ở các chức năng quản lý, Sansan còn cho phép người dùng ghi chú nội dung cuộc họp và lưu trữ thông tin người tham dự các hội thảo. Với nhiều tính năng thiết kế nhằm tăng cường khả năng bán hàng, người dùng có thể chia sẻ cả thông tin danh thiếp và dữ liệu khách hàng khác trong toàn công ty.

Knowledge Suite (Công ty BlueTech) _ https://www.bluetec.co.jp/knowledgesuite/

Knowledge Suite là một công cụ kinh doanh đa năng tích hợp các chức năng quản lý danh thiếp. Là một ứng dụng dựa trên cloud, Knowledge Suite giúp số hóa danh thiếp và quản lý hiệu quả thông tin khách hàng – vốn là tài sản quý giá của doanh nghiệp.

Knowledge Suite không giới hạn số lượng người dùng và phí sử dụng được tính dựa trên khối lượng dữ liệu lưu trữ, điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí không cần thiết. Khi quét danh thiếp bằng ứng dụng trên smartphone, công nghệ OCR với độ chính xác cao sẽ chuyển đổi nội dung thành văn bản. Trong trường hợp xảy ra sai sót trong quá trình quét, các nhân viên sẽ bổ sung thông tin. Việc chỉnh sửa dữ liệu cũng được thực hiện bởi đội ngũ nhân viên trong nước, đảm bảo quản lý an toàn và chính xác.

Hơn nữa, dữ liệu danh thiếp có thể được liên kết ngay lập tức với hệ thống SFA giúp quản lý tập trung thông tin khách hàng và các hoạt động kinh doanh. Ứng dụng còn hỗ trợ hình thức làm việc tại nhà và làm việc di động (Mobile work), giúp người dùng truy cập cơ sở dữ liệu khách hàng từ bất kỳ đâu, góp phần duy trì năng suất trong thời gian làm việc từ xa.

Hot Profile (Công ty Hammock) _ https://bow-now.jp/media/column/businesscard_managementapplication_free/#a03_03

Hot Profile là một công cụ hỗ trợ bán hàng toàn diện, bao gồm chức năng quản lý danh thiếp. Với các tính năng cơ bản, công cụ này giúp quản lý và khai thác hiệu quả thông tin khách hàng của doanh nghiệp. Dữ liệu danh thiếp của cùng một cá nhân từ nhiều nhân viên bán hàng khác nhau, cũng như các dữ liệu khách hàng dưới dạng tệp CSV, được tự động tích hợp và kiểm tra trùng lặp. Hơn nữa, công cụ này tự động thu thập thông tin về thay đổi nhân sự, cập nhật dữ liệu danh thiếp để đảm bảo luôn ở trạng thái mới nhất, giúp doanh nghiệp không bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh liên quan đến sự thăng tiến hoặc thay đổi vị trí của khách hàng.

Hot Profile cung cấp giải pháp toàn diện cho việc “khai thác khách hàng mới,” “quản lý danh thiếp,” và “hỗ trợ bán hàng” trong một hệ thống duy nhất nên doanh nghiệp không cần sử dụng nhiều hệ thống khác nhau, giúp tiết kiệm chi phí. Giao diện của ứng dụng cũng rất đơn giản, nên ngay cả những người lần đầu sử dụng cũng có thể yên tâm sử dụng mà không gặp trở ngại.

Hệ thống hỗ trợ toàn diện cũng là một điểm hấp dẫn của Hot Profile. Ngoài sự hỗ trợ từ đội ngũ nhân viên chuyên môn, người dùng còn có thể tìm thấy nhiều thông tin tự giải quyết như hướng dẫn thiết lập ban đầu và trang FAQ. Người dùng có thể bắt đầu với những chức năng cần thiết và dần dần nâng cấp, nhờ đó mà có thể tận dụng hiệu quả ứng dụng theo sự phát triển của doanh nghiệp.

Tonichi Nexta Meishi (Công ty Tohnichi Printing)

Tonichi Nexta Meishi thu hút người dùng bởi hiệu suất chi phí tốt với mức giá bắt đầu chỉ từ 660 yên/tháng/người. Giao diện đơn giản và dễ nhìn cũng là một đặc điểm nổi bật, cho phép người dùng kết nối máy quét với ứng dụng và chỉ cần chạm vào nút “Quét” hiển thị để thực hiện việc đăng ký. Người dùng có thể quét và lưu trữ cùng lúc 100 thẻ danh thiếp.

Hệ thống này trang bị chức năng ngăn chặn đăng nhập trái phép từ các thiết bị không quen thuộc, giúp người dùng yên tâm về vấn đề bảo mật. Ngoài ra, ứng dụng còn có tính năng trao đổi danh thiếp trực tuyến, hỗ trợ hiệu quả cho việc giao tiếp gián tiếp.

Với 1 tháng dùng thử miễn phí, doanh nghiệp có thể đăng ký tối đa 100 người dùng cho tất cả các tính năng. Nếu doanh nghiệp muốn trải nghiệm khả năng vận hành của công cụ và các kết quả mà nó mang lại, hãy thử nghiệm ngay nhé.

Ultema Blue (Công ty Canon Squis System) _ https://ultimablue.jp/

Ultema Blue nổi bật với thiết kế dễ sử dụng cho người dùng tại hiện trường, đồng thời cung cấp dịch vụ tư vấn trước khi triển khai để tránh những sai sót. Sau khi tiến hành khảo sát chi tiết, các doanh nghiệp có thể quyết định triển khai dịch vụ sau khi trải nghiệm thử nghiệm miễn phí trong vòng 2 tuần, từ đó giúp họ tự tin hơn khi bắt đầu sử dụng.

Ultema Blue hỗ trợ nhiều phương pháp nhập dữ liệu danh thiếp, bao gồm máy quét, máy đa chức năng và smartphone. Người dùng có thể lựa chọn giữa chế độ “Zero Mode” – tự thực hiện việc sửa chữa ký tự của dữ liệu đã qua xử lý OCR, và chế độ “Full Mode” – có sự hỗ trợ của nhân viên với chi phí trả phí. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể linh hoạt điều chỉnh chi phí theo ngân sách của mình trong quá trình số hóa dữ liệu.

Dữ liệu danh thiếp đã được nhập sẽ được sắp xếp một cách có hệ thống bằng cách sử dụng các tính năng hợp nhất dữ liệu và bản đồ mối quan hệ, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả. Hơn nữa, để đảm bảo việc xử lý dữ liệu danh thiếp an toàn, Altema Blue còn cung cấp các tùy chọn phân quyền linh hoạt và tính năng bảo mật chặt chẽ.

Ưu điểm của ứng dụng quản lý danh thiếp miễn phí

Dưới đây là 3 lợi ích chính của việc sử dụng ứng dụng quản lý danh thiếp miễn phí

Quản lý danh thiếp mà không tốn chi phí

Việc không phải chịu các chi phí ban đầu, chi phí hàng tháng hay chi phí bảo trì như những hệ thống trả phí khác giúp doanh nghiệp dễ dàng đưa vào sử dụng mà không bị ràng buộc bởi quy mô hay ngân sách.

Điều này là điểm đặc biệt hấp dẫn đối với các doanh nghiệp startup hoặc cá nhân kinh doanh, vì khả năng tiết kiệm các khoản chi phí cố định hàng tháng là một thách thức lớn. Bằng cách sử dụng ứng dụng miễn phí, họ có thể dành ngân sách hạn chế cho các hoạt động quan trọng hơn như marketing hay mở rộng kinh doanh.

Ngoài ra, với các ứng dụng giới hạn thời gian dùng thử miễn phí, doanh nghiệp có thể kiểm tra tính khả dụng và các tính năng trước khi quyết định. Điều này giúp doanh nghiệp tìm ra ứng dụng phù hợp nhất với hệ thống vận hành và các thách thức cụ thể của mình, giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình triển khai.

 

Tăng cường hiệu quả công việc nhờ quản lý tập trung

Các ứng dụng quản lý danh thiếp miễn phí giúp chuyển đổi quy trình quản lý danh thiếp thủ công sang dạng số, từ đó nâng cao hiệu quả công việc. Bằng cách quét và số hóa danh thiếp, thông tin được lưu trữ trên cơ sở dữ liệu, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin cần thiết chỉ trong thời gian ngắn.

Điều này giúp loại bỏ những công việc lãng phí thời gian như lật từng trang trong tập hồ sơ danh thiếp dày cộp để tìm thông tin khách hàng, hay việc chia sẻ thông tin giữa các bộ phận không được thực hiện một cách suôn sẻ.

Hơn nữa, một số ứng dụng còn cho phép tích hợp các chức năng quản lý khách hàng và quản lý lịch, giúp tối ưu hóa toàn bộ quy trình hoạt động kinh doanh từ thông tin danh thiếp.

 

Dễ dàng chia sẻ thông tin trong nhóm

Việc triển khai ứng dụng quản lý danh thiếp miễn phí giúp thông tin danh thiếp được quản lý tập trung trên cloud, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ thông tin trong nội bộ công ty.

Khi chia sẻ thông tin danh thiếp qua file Excel hoặc tài liệu giấy, thường xảy ra tình trạng thiếu sót trong việc cập nhật thông tin hoặc gặp vấn đề về quyền truy cập, dẫn đến lo ngại về việc chia sẻ thông tin mới nhất và an ninh.

Sử dụng ứng dụng quản lý danh thiếp cho phép người dùng thiết lập quyền truy cập, giảm thiểu rủi ro rò rỉ thông tin trong khi vẫn chia sẻ dữ liệu một cách an toàn. Điều này không chỉ giúp tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban và cá nhân mà còn góp phần ngăn chặn việc bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh quan trọng.

 

Nhược điểm của ứng dụng quản lý danh thiếp miễn phí

Mặc dù ứng dụng quản lý danh thiếp miễn phí rất tiện lợi và dễ dàng bắt đầu, nhưng cũng cần lưu ý một số điểm sau đây:

 

Hạn chế về tính năng sử dụng

Các ứng dụng phiên bản miễn phí thường có những hạn chế về tính năng so với phiên bản trả phí. Ví dụ, số lượng danh thiếp có thể đăng ký hoặc số lượng người dùng thường bị giới hạn. Điều này có thể trở thành vấn đề lớn đối với các doanh nghiệp có số lượng nhân viên lớn hoặc nhân viên kinh doanh thường xuyên giao dịch với nhiều đối tác, vì họ không thể sử dụng các chức năng để đáp ứng nhu cầu công việc.

Ngoài ra, các tính năng liên quan đến sao lưu dữ liệu, phục hồi và các biện pháp bảo mật cũng thường bị hạn chế trong bản miễn phí. Điều này có thể tạo ra lo ngại về việc bảo vệ các dữ liệu kinh doanh quan trọng trong quá trình sử dụng ứng dụng.

 

Chú ý đến rủi ro bảo mật

Một số ứng dụng miễn phí có thể không đảm bảo các biện pháp bảo mật đầy đủ. Việc sử dụng các ứng dụng không đáng tin cậy có thể dẫn đến rủi ro rò rỉ thông tin danh thiếp mà bạn đã nhập, hoặc thông tin đó có thể bị sử dụng trái phép. Do danh thiếp thường chứa thông tin cá nhân và bí mật doanh nghiệp, việc đảm bảo an toàn thông tin là cực kỳ quan trọng.

Khi lựa chọn ứng dụng, hãy chọn những ứng dụng từ nhà phát triển đáng tin cậy và tham khảo ý kiến từ người dùng khác để có sự lựa chọn cẩn thận. Đối với các doanh nghiệp xử lý thông tin nhạy cảm, việc cân nhắc sử dụng phiên bản trả phí với tính năng bảo mật cao hơn là một quyết định thông minh.

 

Có thể dẫn đến việc chia sẻ thông tin không mong muốn qua mạng xã hội

Nhiều ứng dụng quản lý danh thiếp tích hợp tính năng liên kết với mạng xã hội (SNS), điều này mang lại sự tiện lợi nhưng cũng có thể làm mờ ranh giới giữa công việc và cá nhân.

Chẳng hạn, thông tin danh thiếp đã đăng ký trong ứng dụng có thể bị chia sẻ với những người trên SNS mà doanh nghiệp không hề mong muốn. Nếu không muốn những người liên quan đến công việc biết về tài khoản SNS cá nhân của mình, việc kiểm tra cài đặt liên kết trước khi sử dụng là vô cùng quan trọng. Do đó, người dùng cần thận trọng để tránh những tình huống không đáng có.

Lưu ý khi lựa chọn ứng dụng quản lý danh thiếp miễn phí

Dưới đây là 7 điểm quan trọng cần lưu ý khi chọn ứng dụng quản lý danh thiếp miễn phí:

Xác định giới hạn số lượng danh thiếp và người dùng

Không phải ứng dụng miễn phí nào cũng cho phép sử dụng tất cả các tính năng mà không có hạn chế. Khi lựa chọn ứng dụng, hãy xem xét giới hạn về số lượng danh thiếp và người dùng.

Nhiều ứng dụng miễn phí cho phép lưu trữ từ vài trăm đến vài nghìn danh thiếp và giới hạn số lượng người dùng đồng thời.

Đối với các doanh nghiệp muốn “quản lý tập trung danh thiếp nội bộ” hoặc “tăng cường hoạt động kinh doanh trong thời gian tới,” hãy cân nhắc về số lượng danh thiếp hiện có, dự đoán tăng trưởng trong tương lai và số nhân viên sẽ sử dụng ứng dụng.

 

Tính năng vận hành trực quan

Để tránh tình trạng “khó sử dụng nên dẫn đến việc ngừng sử dụng,” việc kiểm tra tính dễ thao tác của ứng dụng là rất quan trọng. Hãy xem xét độ chính xác và tốc độ của tính năng OCR khi quét danh thiếp, khả năng chỉnh sửa thông tin dễ dàng, cũng như độ rõ ràng của giao diện hiển thị. Để đảm bảo trải nghiệm mượt mà, nên dùng thử miễn phí để đánh giá thực tế trước khi quyết định chọn ứng dụng.

 

Cam kết về bảo mật

Vì danh thiếp chứa đựng thông tin khách hàng quan trọng, việc đảm bảo an ninh bảo mật là vô cùng cần thiết. Khi lựa chọn ứng dụng, doanh nghiệp nên xem xét các yếu tố sau để đánh giá mức độ an toàn của ứng dụng và xác định liệu ứng dụng có đáng tin cậy để lưu trữ thông tin danh thiếp hay không.

• Dữ liệu có được mã hóa không?
• Có thể thiết lập quyền truy cập hay không?
• Hệ thống sao lưu dữ liệu có đầy đủ không?
• Có chứng nhận về quyền riêng tư như Privacy Mark hay ISO không?

 

Phương thức nhập thông tin danh thiếp

Các ứng dụng quản lý danh thiếp có nhiều phương thức để chuyển đổi thông tin danh thiếp thành dữ liệu số. Phổ biến nhất là “nhập tự động qua OCR” và “nhập thủ công do nhân viên thực hiện”. Chức năng OCR có thể chụp danh thiếp bằng smartphone hoặc máy quét, và ứng dụng sẽ tự động chuyển đổi thành dữ liệu văn bản. Phương pháp này giúp số hóa thông tin nhanh chóng, nhưng độ chính xác phụ thuộc vào từng ứng dụng.

Ngược lại, phương pháp nhập thủ công do nhân viên thực hiện đảm bảo độ chính xác cao hơn, nhờ có sự kiểm tra trực tiếp bằng mắt. Tuy nhiên, nhược điểm là mất nhiều thời gian hơn. Hãy lựa chọn phương pháp phù hợp với phong cách làm việc của mình và mức độ chính xác mong muốn.

 

Tích hợp với hệ thống hiện có

Nếu đã sử dụng các công cụ hỗ trợ kinh doanh khác, doanh nghiệp nên kiểm tra khả năng tích hợp của ứng dụng quản lý danh thiếp với các hệ thống hiện tại. Chẳng hạn, khi ứng dụng có thể liên kết với hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) hoặc công cụ hỗ trợ bán hàng (SFA), dữ liệu khách hàng sẽ được quản lý tập trung và quy trình làm việc trở nên hiệu quả hơn.

Đặc biệt, có những ứng dụng quản lý danh thiếp miễn phí cung cấp tính năng liên kết với SFA hoặc CRM, mang lại giá trị lớn cho doanh nghiệp. Khi có thể nhập dữ liệu khách hàng từ danh thiếp trực tiếp vào hệ thống, đồng bộ với lịch sử giao dịch và hoạt động kinh doanh, quy trình bán hàng sẽ được tối ưu hóa và chất lượng chăm sóc khách hàng được nâng cao đáng kể.

 

Sử dụng offline

Khả năng sử dụng ứng dụng quản lý danh thiếp trong điều kiện không có kết nối internet, chẳng hạn như khi di chuyển hoặc ở ngoài văn phòng, là một yếu tố quan trọng khi chọn lựa. Nếu có thể sử dụng ngoại tuyến, nhân viên sẽ dễ dàng truy cập dữ liệu danh thiếp ở những nơi sóng yếu hoặc không có kết nối mạng mà không phải chờ đợi.

Tuy nhiên, lưu trữ thông tin trên thiết bị cũng có thể ảnh hưởng đến dung lượng của điện thoại. Do đó, việc chọn một ứng dụng có thể kết hợp lưu trữ đám mây với chế độ ngoại tuyến sẽ là một lựa chọn lý tưởng, vừa đảm bảo truy cập linh hoạt vừa tránh làm đầy bộ nhớ thiết bị.

 

Kiểm tra tính năng kết nối

Một số ứng dụng quản lý danh thiếp cung cấp chức năng kết nối giữa các người dùng, giúp mở rộng cơ hội kinh doanh mới. Tính năng này cho phép tự động nhận thông tin cập nhật từ đối tác và loại bỏ bước trao đổi danh thiếp thủ công.

Tuy nhiên, như đã đề cập trước đó, cần lưu ý đến khả năng chia sẻ thông tin cá nhân ngoài ý muốn. Vì vậy, hãy cân nhắc cẩn thận tính năng này dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp và chính sách bảo mật, để chọn ứng dụng phù hợp nhất cho mục đích sử dụng.

 

Cách tối ưu hóa việc sử dụng ứng dụng quản lý danh thiếp

Cuối cùng là một số điểm quan trọng để doanh nghiệp có thể tối đa hóa việc sử dụng ứng dụng quản lý danh thiếp:

 

Thống nhất quy tắc vận hành

名Nếu mỗi cá nhân tự sử dụng ứng dụng quản lý danh thiếp theo cách riêng thì sẽ khó có thể tận dụng hết tính năng của nó. Sau khi triển khai ứng dụng, doanh nghiệp nên thiết lập quy tắc vận hành chung trong nhóm để sắp xếp và tổ chức thông tin một cách nhất quán.

Trước tiên, hãy quyết định các quy tắc nhập thông tin, chẳng hạn như có lược bỏ từ “Công ty Cổ phần” khi nhập tên công ty không, hay có sử dụng các từ viết tắt cho tên phòng ban không. Quy định chi tiết ngay từ đầu sẽ giúp giảm sự không nhất quán trong dữ liệu.

Ngoài ra, việc thiết lập thời hạn đăng ký, chẳng hạn như phải đăng ký danh thiếp trong vòng 3 ngày kể từ khi nhận, cũng là một biện pháp hiệu quả. Điều này giúp tránh bỏ sót thông tin khách hàng và đảm bảo môi trường chia sẻ thông tin luôn được cập nhật liên tục.

 

Chia sẻ cách sử dụng

Để tất cả các nhóm có thể tận dụng tối đa ứng dụng quản lý danh thiếp, việc chia sẻ thông tin một cách chủ động là rất quan trọng. Hãy tổ chức các buổi MTG để chia sẻ những tính năng cơ bản của ứng dụng. Việc hướng dẫn tỉ mỉ sẽ giúp tránh tình trạng có thành viên không hiểu cách vận hành hoặc chưa biết cách sử dụng hết các tính năng.

Ngoài ra, việc soạn thảo một tài liệu hướng dẫn chi tiết sẽ rất hữu ích, giúp các thành viên có thể tham khảo bất cứ lúc nào. Tài liệu này cần được cập nhật thường xuyên để đảm bảo rằng thông tin luôn mới mẻ và đầy đủ.

Tổng kết

Việc lựa chọn ứng dụng quản lý danh thiếp cần dựa trên việc so sánh các tính năng, đặc điểm và ưu nhược điểm để tìm ra công cụ phù hợp với phong cách kinh doanh của doanh nghiệp. Ngay cả với ứng dụng miễn phí, nếu được sử dụng đúng cách, doanh nghiệp vẫn có thể đạt được hiệu quả cao. Đối với những doanh nghiệp mong muốn tối ưu hóa quy trình quản lý danh thiếp, hãy trải nghiệm thực tế để đánh giá cảm giác sử dụng.。

Nếu doanh nghiệp muốn bắt đầu với quy mô nhỏ và chi phí thấp, việc triển khai công cụ MA cũng là một lựa chọn khả thi. Công cụ MA “BowNow” của Cloud Circus hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện đăng ký hàng loạt dữ liệu danh thiếp dưới định dạng CSV. Khi nhập thông tin danh thiếp vào công cụ MA, doanh nghiệp có thể tự động gửi email magazine và thực hiện các phép đo lường hiệu quả như tỉ lệ mở và tỉ lệ click. Việc theo dõi hành vi của những khách hàng tiềm năng có độ chính xác cao sẽ hỗ trợ cho các hoạt động bán hàng và marketing. Hơn nữa, nếu dẫn dắt họ đến homepage, còn có thể theo dõi lượng truy cập và tỉ lệ chuyển đổi, qua đó hướng tới việc tạo cơ hội đàm phán.

“BowNow” đang cung cấp dịch vụ cho phép người dùng trải nghiệm dịch vụ mà với những gói chi phí thấp. Nếu quý doanh nghiệp quan tâm đến công cụ Marketing Automation, hãy thử nghiệm để khám phá các tính năng và lợi ích mà nó mang lại.