Hội thảo (Seminar) được xem là một công cụ hiệu quả để thu hút và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng, và đã được áp dụng vào các chiến lược marketing của nhiều doanh nghiệp B2B cũng như B2C.
Bài viết này sẽ cung cấp 7 điểm quan trọng cần lưu ý để lên kế hoạch tổ chức hội thảo thành công từ việc thu hút người tham gia đến khi đạt được kết quả sau sự kiện. Hãy tham khảo để áp dụng vào kế hoạch của bạn.
- 1 7 điểm quan trọng khi lên kế hoạch tổ chức hội thảo
- 2 Công cụ MA – thu thập khách hàng tham gia hội thảo và theo dõi sau hội thảo
- 3 Công cụ MA đơn giản, hữu ích cho hội thảo – BowNow
- 4 Tổng kết
7 điểm quan trọng khi lên kế hoạch tổ chức hội thảo
Kể từ khi quyết định tổ chức hội thảo, việc hoàn thiện nội dung, chuẩn bị và nhiều công việc khác có thể gây áp lực về thời gian. Chính vì vậy, trong thực tế, doanh nghiệp thường dễ bỏ sót các vấn đề quan trọng như ‘những điều cần cân nhắc, quyết định và chuẩn bị để đạt được hiệu quả và kết quả mong muốn’.
Để ngăn ngừa tình trạng này, việc tiến hành tổ chức seminar với 7 điểm sau đây sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng đạt được thành công.
Xác định mục tiêu hội thảo
Trước khi bắt tay vào việc lên kế hoạch chi tiết cho hội thảo, trước tiên hãy làm rõ mục tiêu tổ chức hội thảo và diễn đạt nó một cách cụ thể. Xác định rõ những gì mong muốn đạt được (mục tiêu cuối cùng) giúp dễ dàng hơn trong việc xác định đối tượng mục tiêu, nội dung hội thảo và các hoạt động theo dõi sau sự kiện.
Thiết lập KPI
Xác định cụ thể các “chỉ tiêu (KPI)” liên quan đến việc đạt được mục tiêu. Các KPI cần được thiết lập dựa trên mục tiêu cụ thể, và thường được đặt dưới dạng số liệu.
Dù mục tiêu của hội thảo đã được xác định, nhưng nếu các KPI còn mơ hồ và chưa được cụ thể hóa, điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của hội thảo. Việc thiếu các chỉ tiêu rõ ràng là điều các doanh nghiệp nên tránh.
Khi các chỉ tiêu đã được xác định rõ ràng, sẽ không còn sự mơ hồ về cách đánh giá thành công của hội thảo. Điều này không chỉ giúp dễ dàng nhận được sự đánh giá từ các bên liên quan và các bên thứ ba (như các phòng ban khác trong công ty hoặc ban lãnh đạo), mà còn giúp nhận thức rõ giá trị của hội thảo, từ đó dễ dàng duy trì tổ chức hội thảo trong tương lai.
Các KPI thường gặp trong Seminar
Sẽ có 4 loại KPI tiêu biểu khi lập kế hoạch hội thảo
Lượt đăng ký (Số người tham gia)
Lượt đăng ký là loại KPI thường được gặp trong hầu hết các seminar, bất kể mục tiêu của hội thảo là gì.
Các KPI nên được thiết lập dựa trên kết quả cuối cùng mà hội thảo mong muốn đạt được. Bên cạnh đó, cần điều chỉnh các chỉ tiêu phù hợp với đối tượng mục tiêu và ngân sách dành cho việc thu hút người tham gia. Vì vậy, hãy xem xét các yếu tố thực tế khi thiết lập chỉ tiêu.
Lượt đàm phán kinh doanh (Tỉ lệ đàm phán)
Trong B2B, quá trình ‘đàm phán’ thường xuất hiện trước khi mua sản phẩm hoặc dịch vụ. Vì vậy, trong B2B, lượt đàm phán (hoặc tỷ lệ chuyển đổi từ đăng ký thành đàm phán) thường được đặt làm mục tiêu sau khi tổ chức hội thảo.
Khi đặt số lượng đàm phán làm mục tiêu, doanh nghiệp cần có hệ thống để theo dõi và đo lường số lượng đàm phán phát sinh từ hội thảo. Đồng thời, cần yêu cầu bộ phận bán hàng thực hiện các hành động để chuyển đổi trạng thái từ hội thảo thành đàm phán, do đó việc phối hợp với bộ phận bán hàng là điều cần thiết.
Để tối đa hóa số lượng đàm phán từ các hoạt động marketing như hội thảo, việc thiết lập vai trò của nhân viên bán hàng nội bộ (inside sales) cũng là một phương pháp hiệu quả. Vì vậy, doanh nghiệp nên cân nhắc việc này trong kế hoạch tổ chức.
Mức độ hài lòng
Trong các seminar nhằm nâng cao sự gắn kết của người tham gia, mức độ hài lòng của người tham gia thường được xem là chỉ số KPI quan trọng hàng đầu. Bên cạnh đó, số lượng đàm phán kinh doanh có thể được coi là KPI chính để đo lường hiệu quả. Đồng thời, để đảm bảo việc cải thiện liên tục về chất lượng seminar, các chỉ số phụ cũng nên được thiết lập và theo dõi một cách cẩn thận.
Các chỉ số này chủ yếu được thu thập thông qua khảo sát sau sự kiện. Kết quả được so sánh với các tiêu chuẩn đã được thiết lập từ trước để đánh giá mức độ cao hay thấp. Dựa trên những phân tích này, doanh nghiệp sẽ xác định được các điểm cần cải thiện và áp dụng vào việc tổ chức các sự kiện trong tương lai.
Trong khảo sát, việc thiết lập các thang đo số liệu cho từng mục trả lời và dễ dàng tổng hợp kết quả là rất hữu ích để nâng cao mức độ hiểu biết. Để biết thêm chi tiết, doanh nghiệp có thể tham khảo các bài viết liên quan.
| 5. Rất hài lòng
4. Hài lòng 3. Bình thường 2. Không hài lòng lắm 1. Hoàn toàn không hài lòng |
Mức độ hiểu biết
Giống như mức độ hài lòng, độ hiểu biết là một KPI quan trọng trong các buổi hội thảo nhằm nâng cao sự gắn bó của người tham gia. Chỉ số này được thiết lập và theo dõi như một KPI phụ để cải thiện liên tục chất lượng hội thảo.
Sau hội thảo, doanh nghiệp nên tạo khảo sát với các câu hỏi có mức độ trả lời theo thang điểm 5 cấp để dễ dàng chấm điểm và tổng hợp kết quả.
|
5. Hiểu rất rõ 4. Hiểu 3. Trung bình 2. Không hiểu rõ lắm 1. Hoàn toàn không hiểu |
Xác định đối tượng mục tiêu của hội thảo
Việc xác định đối tượng mục tiêu cho hội thảo vô cùng quan trọng. Sự rõ ràng trong bước này không chỉ làm tăng tính cụ thể của kế hoạch mà còn ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả thu hút người tham gia.
Một số ví dụ thất bại thường gặp trong hội thảo bao gồm sự mơ hồ về đối tượng mục tiêu mà doanh nghiệp muốn thu hút, hoặc việc đối tượng mục tiêu quá đa dạng và không đồng nhất. Trong những trường hợp này, việc hình dung cách truyền đạt lợi ích của hội thảo đến đối tượng mục tiêu trở nên khó khăn, dẫn đến ảnh hưởng tiêu cực đến nội dung của hội thảo cũng như hiệu quả của các hoạt động thu hút người tham gia.
Persona và Customer Journey là gì?
Để xác định rõ ràng đối tượng mục tiêu cho hội thảo, việc xây dựng Persona (Chân dung khách hàng) và Customer Journey (Hành Trình Khách Hàng) là một phương pháp rất hiệu quả. Persona là một hình mẫu khách hàng lý tưởng được mô tả chi tiết dưới dạng một nhân vật cụ thể, giúp doanh nghiệp hình dung rõ hơn về đặc điểm và nhu cầu của khách hàng có khả năng mua sản phẩm hoặc dịch vụ.
Việc xây dựng Persona giúp các bên liên quan dễ dàng đồng thuận và hiểu rõ hơn về nhóm đối tượng mục tiêu muốn thu hút cho buổi hội thảo khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện.
Customer Journey là một công cụ giúp xác định hành trình từ lúc Persona dự kiến bắt đầu quan tâm đến sản phẩm cho đến khi thực hiện mua hàng. Nó mô tả các thay đổi về cảm xúc và hành động của khách hàng trong suốt quá trình này, đồng thời xác định các thông tin và biện pháp cần thiết để thúc đẩy quyết định mua hàng.
Đây là 2 yếu tố không thể thiếu trong việc triển khai các chiến lược marketing, do đó, chúng tôi khuyến khích doanh nghiệp triển khai ngay cả khi không tổ chức seminar.
Xây dựng nội dung phù hợp với đối tượng mục tiêu
Khi đã xác định rõ đối tượng khách hàng mục tiêu, bước tiếp theo là thiết kế nội dung (content) của seminar tập trung vào việc giải quyết những vấn đề mà đối tượng mục tiêu đang gặp phải và đáp ứng các nhu cầu của họ.
Đôi khi, mặc dù mục tiêu, KPI, và đối tượng mục tiêu đã được xác định rõ ràng, nhưng nếu nội dung của hội thảo không được xây dựng một cách chi tiết và cụ thể, thì việc thu hút người tham gia có thể gặp khó khăn. Trong những trường hợp này, việc truyền đạt rõ ràng các thông tin như “những gì sẽ được học tại hội thảo” hay “những thông tin sẽ được cung cấp” đến người tham gia trở nên khó khăn. Kết quả là, số lượng người đăng ký có thể giảm và mặc dù đối tượng mục tiêu đã được xác định, vẫn có thể gặp khó khăn trong việc thu hút đúng nhóm người tham gia theo mong muốn.
Dù đang bị áp lực về thời hạn chuẩn bị và thu hút người tham gia, doanh nghiệp cần chắc chắn rằng đã hoàn thiện nội dung hội thảo trước khi chuyển sang bước tiếp theo. Khi xác định nội dung, cần làm rõ các yếu tố sau:
|
①”Chủ đề” cung cấp thông tin cho đối tượng mục tiêu ②”Mục đích” đằng sau việc chọn chủ đề đó ③Những “kiến thức KH sẽ hiểu” khi tham gia seminar ※ Càng mang lại lợi ích cho người tham gia càng tốt ④Những “kiến thức sẽ chia sẻ” trong seminar ※ Hãy chuẩn bị sẵn trong agenda |
Xác định hình thức tổ chức hội thảo.
Có hai hình thức tổ chức hội thảo chính, mỗi hình thức đều có những lợi thế và hạn chế riêng. Doanh nghiệp hãy cân nhắc lựa chọn hình thức phù hợp với mục tiêu và chiến lược để đạt hiệu quả tối ưu.
Hội thảo Online
Do ảnh hưởng của dịch COVID-19, hình thức này đã trở nên phổ biến. Hội thảo được tổ chức trực tuyến bằng các công cụ hội nghị trực tuyến hoặc phần mềm chuyên dụng cho hội thảo mà không cần gặp mặt trực tiếp.
Ưu điểm của hình thức này là không yêu cầu người tham dự phải đến địa điểm tổ chức, giúp mở rộng khả năng tiếp cận với khách hàng ở xa. Đồng thời, việc tổ chức không đòi hỏi chuẩn bị địa điểm, thiết lập, hay chuẩn bị tài liệu giấy, do đó giảm bớt công việc khâu chuẩn bị và dễ dàng triển khai.
Nhược điểm của hình thức này là do tổ chức trực tuyến, phía tổ chức khó có thể nắm bắt được biểu cảm và không khí của người tham dự. Bên cạnh đó, việc thực hiện các cuộc trò chuyện 1:1 với người tham dự trước, trong, và sau hội thảo – những giao tiếp vốn dễ dàng hơn khi gặp mặt trực tiếp, cũng trở nên khó khăn hơn.
Hội thảo Offline
Đây là hình thức yêu cầu người tham dự đến địa điểm đã chỉ định và được tổ chức theo hình thức gặp mặt trực tiếp.
Ưu điểm là dễ dàng thực hiện các cuộc trò chuyện trực tiếp với khách hàng, nâng cao sự hài lòng của người tham dự thông qua các yếu tố và sự sáng tạo ngoài nội dung của hội thảo. Ngoài ra, việc giao tiếp trực tiếp giúp tăng cường kết nối với khách hàng.
Nhược điểm của hình thức này là đòi hỏi công sức chuẩn bị cho việc sắp xếp địa điểm và trang thiết bị trước khi tổ chức. Mặc dù không gặp vấn đề nếu đã quen thuộc với việc tổ chức, nhưng đối với những ai lần đầu tiên lên kế hoạch, rất dễ xảy ra sai sót. Do đó, cần tạo danh sách công việc cần làm và theo dõi chặt chẽ để đảm bảo mọi việc được thực hiện đầy đủ.
Xác định kế hoạch chuẩn bị và thu hút người tham dự
Dưới đây là sơ đồ khái quát về quy trình từ trước đến sau khi tổ chức hội thảo.
Những điều cần làm khi tổ chức hội thảo (TODO)
Tổ chức hội thảo đòi hỏi một khối lượng công việc khá lớn cả trước và sau khi sự kiện diễn ra.
Đó là các khâu liên quan đến việc lên kế hoạch và thu hút người tham dự, cũng như các công việc thực tế như chuẩn bị địa điểm và sắp xếp hệ thống cho hội thảo trực tuyến, đều rất đa dạng. Để đảm bảo hội thảo thành công, cần phải kiểm tra kỹ lưỡng để không bỏ sót bất kỳ công việc nào.
Dưới đây là bảng tổng hợp các công việc cần chuẩn bị khi tổ chức hội thảo. Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý rằng yêu cầu chuẩn bị có thể khác nhau tùy theo từng doanh nghiệp. Vì vậy, hãy kiểm tra và sắp xếp các yêu cầu cần thiết trước khi tiến hành.
| ▼Kế hoạch
✓ Xác định mục tiêu của seminar ✓ Làm rõ đối tượng mục tiêu của seminar ✓ Xác định chủ đề, nội dung, và tiêu đề của seminar ✓ Đặt KPI cho seminar ✓ Xem xét chi phí ✓ Xác định thời gian và hình thức tổ chức ✓ Lựa chọn diễn giả và nhân viên hỗ trợ
▼Thu hút người tham gia ✓ Xác định và chuẩn bị phương thức thông báo ※ Thu hút khách hàng mới: Đăng quảng cáo, đăng bài trên các trang sự kiện ※ Thu hút từ danh sách có sẵn: Gửi email marketing, thư trực tiếp (DM), hoặc thông báo từ các nhân viên kinh doanh ✓ Chuẩn bị tài liệu sẽ đăng trên các phương tiện truyền thông (tờ rơi, hình ảnh banner, v.v.) ✓ Tạo trang thông báo seminar
▼Chuẩn bị ✓ Chuẩn bị hội trường và hệ thống chuyên dụng ※ Tổ chức online: Hội trường, phòng họp ※ Tổ chức offline: Chuẩn bị hệ thống MTG, gửi link ✓ Chuẩn bị tài liệu hướng dẫn vận hành ✓ Chuẩn bị tài liệu trình bày cho người diễn thuyết ✓ Rehearsal với người diễn thuyết ✓ Gửi thông báo remind đến người tham gia ✓ Chuẩn bị email cảm ơn sau sự kiện ✓ Chuẩn bị ưu đãi cho người tham gia ✓ Tạo khảo sát với người tham gia ✓ Chuẩn bị danh sách người tham gia (đặc biệt khi tổ chức offline) ✓ Chuẩn bị các tài liệu phát tay (đặc biệt khi tổ chức offline) ✓ Bố trí hội trường và lễ tân, cũng như bản chỉ dẫn vào hội trường (đặc biệt khi tổ chức offline)
▼Sau seminar ✓ Gửi email cảm ơn ✓ Gửi quà cho người tham gia (nếu có chuẩn bị) ✓ Nhân viên kinh doanh theo dõi ✓ Gửi thông báo về các seminar tiếp theo hoặc các thông tin liên quan ✓ Đo lường hiệu quả seminar |
Xác định hành động sau hội thảo.
Sau khi hội thảo kết thúc, doanh nghiệp cần theo dõi và khuyến khích người tham dự thực hiện các hành động tiếp theo. Tùy theo mục tiêu của hội thảo, các hành động mong muốn từ người tham dự có thể khác nhau, nhưng thường sẽ bao gồm các bước cơ bản sau đây:
|
B2C
B2B
⇒ Nếu quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ liên quan đến seminar, sắp xếp MTG để thảo luận ※ Nếu không thể đi đến đàm phán, tiếp tục tiếp cận qua việc thông báo về các seminar tiếp theo,… |
Gửi Email cảm ơn
Hãy gửi email cảm ơn tới tất cả người tham dự sau hội thảo. Email cảm ơn không chỉ đơn thuần là để bày tỏ lòng biết ơn mà còn để khuyến khích người tham dự thực hiện các hành động tiếp theo. Ví dụ, nếu đã khuyến khích người tham dự hoàn thành khảo sát phản hồi, việc yêu cầu họ tham gia khảo sát cả trong email cảm ơn gửi sau hội thảo thường giúp tăng tỉ lệ phản hồi.
Tiếp cận bằng Inside Sales
Inside sales là hoạt động bán hàng được thực hiện qua các phương tiện không gặp mặt trực tiếp, như điện thoại, email, hoặc hội nghị trực tuyến, và còn được gọi là bán hàng nội bộ. Gần đây, nhiều công ty B2B đã ngày càng áp dụng mô hình inside sales, nhằm thu hút các cơ hội thương mại có tỷ lệ thành công cao và chuyển giao cho các nhân viên bán hàng ngoại tuyến hoặc thực hiện việc chốt giao dịch.
Khi tổ chức hội thảo B2B, việc thực hiện theo dõi sau sự kiện thường được đảm nhận bởi đội ngũ inside sales. Phương pháp này cho phép tiếp cận nhanh chóng và hiệu quả với người tham dự ngay sau hội thảo, từ đó nâng cao khả năng chuyển đổi các cơ hội thương mại và tăng tỷ lệ chốt giao dịch.
Theo dõi và chăm sóc khách hàng lâu dài
Dù là trong môi trường B2B hay B2C, việc duy trì liên lạc định kỳ với người tham dự sau hội thảo là rất quan trọng. Điều này không chỉ bao gồm việc gửi thông tin về các hội thảo hoặc sự kiện khác, mà còn là thông báo về các chương trình khuyến mãi hấp dẫn, giới thiệu sản phẩm mới, và cung cấp thông tin hữu ích. Mục tiêu là khuyến khích người tham dự thực hiện các hành động mong muốn.
Công cụ MA – thu thập khách hàng tham gia hội thảo và theo dõi sau hội thảo
Công cụ Marketing Automation có thể được sử dụng để thực hiện toàn bộ quy trình từ thu hút người tham dự hội thảo, thu thập khảo sát, đến theo dõi sau sự kiện.。
Marketing Automation là việc tối ưu hóa quy trình từ việc nuôi dưỡng hoặc tìm kiếm nhóm khách hàng có tiềm năng mua cao đến việc chuyển giao họ cho đội ngũ bán hàng để thực hiện các hành động tiếp cận. Phần mềm thực hiện những nhiệm vụ này được gọi là công cụ Marketing Automation (MA ).
Với công cụ MA, doanh nghiệp có thể dễ dàng trích xuất mục tiêu từ danh sách khách hàng, gửi email thu hút người tham dự, thu thập khảo sát và gửi email cảm ơn. Công cụ này cũng cho phép theo dõi hành vi của người tham dự thông qua tính năng Web tracking, giúp thực hiện toàn bộ các công việc liên quan đến hội thảo một cách hiệu quả và liên tục.
4 cách ứng dụng công cụ MA trong hội thảo
Công cụ MA có thể được sử dụng trong hội thảo theo 4 cách sau:
Quản lý tổng hợp thông tin khách hàng
Công cụ MA cho phép quản lý một lượng lớn thông tin khách hàng bằng cách tập hợp dữ liệu. Ngoài ra, công cụ MA có khả năng phân nhóm (segmentation) dữ liệu theo thuộc tính khách hàng, giúp quản lý thông tin khách hàng một cách rõ ràng hơn. Điều này cũng áp dụng cho việc quản lý tập trung các mục tiêu thu hút người tham dự hội thảo.
Gửi email thu hút khách hành, tạo biểu mẫu đăng ký
Sử dụng thông tin khách hàng, công cụ Marketing Automation (MA) cho phép gửi đồng loạt email thu hút người tham dự đến những đối tượng mục tiêu. Trong hội thảo, việc tiếp cận với danh sách khách hàng hiện có của công ty để thu hút người tham dự là rất hiệu quả và mang lại kết quả tốt.
Ngoài ra, công cụ MA cho phép phân nhóm danh sách nhận email và điều chỉnh nội dung theo thuộc tính và tình trạng của khách hàng, giúp linh hoạt trong việc thu hút người tham dự. Tính năng tạo mẫu cho phép dễ dàng thiết kế và sử dụng các mẫu đăng ký cần thiết cho việc thu hút người tham dự hội thảo.
Dễ dàng gửi email cảm ơn, tạo, lưu trữ khảo sát
Tương tự như việc gửi email thu hút người tham dự, công cụ MA cho phép gửi đồng loạt email cảm ơn dựa trên thông tin đăng ký của người tham dự. Ngoài ra, các khảo sát thường được đính kèm trong email cảm ơn có thể dễ dàng tạo ra và sử dụng nhờ vào tính năng tạo mẫu. Kết quả khảo sát gửi qua các mẫu sẽ được lưu trữ và quản lý hoàn toàn trong công cụ MA.
Theo dõi sau hội thảo
Thông tin về lịch sử tham dự hội thảo, phản hồi từ email cảm ơn, và kết quả khảo sát đều có thể được liên kết và quản lý cùng với thông tin khách hàng trong công cụ MA. Bên cạnh đó, tính năng theo dõi web cho phép thu thập dữ liệu về hoạt động của khách hàng, giúp sử dụng dữ liệu này cho việc theo dõi sau sự kiện và lập kế hoạch cho các hoạt động trong tương lai.
Công cụ MA đơn giản, hữu ích cho hội thảo – BowNow
BowNow là công cụ Marketing Automation đứng đầu thị trường tại Nhật Bản, với hơn 14,000 công ty đã triển khai tính đến tháng 1 năm 2024. Được phát triển với sự chú trọng vào ‘giá cả phải chăng’ và ‘giao diện đơn giản’, BowNow phù hợp cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ hoặc những doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm với công cụ MA. Đặc biệt, với các gói trả phí, người dùng còn được hưởng dịch vụ hỗ trợ và thành công khách hàng miễn phí sau khi triển khai, đây có thể coi là một điểm cộng đáng giá.
※Nguồn: Báo cáo nghiên cứu dịch vụ web của DataSign, tháng 1 năm 2024
Tổng kết
Chúng tôi đã giới thiệu các điểm cần lưu ý khi lên kế hoạch hội thảo cũng như các công cụ hữu ích như công cụ MA hỗ trợ cho các công việc liên quan đến hội thảo. Dù là hội thảo trực tuyến hay trực tiếp, việc tổ chức đòi hỏi phải cân nhắc nhiều yếu tố và lên kế hoạch kỹ lưỡng. Để hỗ trợ thêm, chúng tôi cung cấp một danh sách kiểm tra cho việc tổ chức hội thảo như một phần quà miễn phí.
