Marketing Automation là loại công cụ giúp biểu đồ hóa, tự động hóa hoạt động marketing trong quá trình khai thác khách hàng.
Công cụ Marketing Automation được kỳ vọng sẽ tự động hóa các nhiệm vụ cần thiết cho hoạt động làm marketing như thu thập, nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng và quản lý tập trung thông tin thu thập được, đồng thời cải thiện tỷ lệ chốt hợp đồng một cách hiệu quả.
Marketing Automation là công cụ hỗ trợ hoạt động marketing rất hiệu quả nhưng khi đưa vào sử dụng, doanh nghiệp cần lên kế hoạch và có thời gian chuẩn bị trước như thiết kế kịch bản, tạo hệ thống hoạt động như hợp tác với phòng kinh doanh.
Bài viết lần này, BowNow sẽ giới thiệu đến quý doanh nghiệp 6 bước cần thiết khi triển khai sử dụng công cụ Marketing Automation.
Công cụ Marketing Automation là gì?
Marketing Automation (MA) là một cơ chế giúp tự động hóa các hoạt động marketing hay có thể gọi là công cụ giúp thực hiện Marketing Automation.
Công cụ MA có tính năng làm giảm khối lượng công việc nặng nề của các hoạt động marketing, quản lý toàn bộ thông tin khách hàng và phân tích dữ liệu.
Mặc dù công cụ Marketing Automation có thể “tự động hóa công việc” nhưng nó không thể phát huy hiệu quả chỉ bằng cách đưa vào sử dụng một cách đơn thuần. Trước khi sử dụng công cụ MA, cần tạo liên kết với website, thiết kế kịch bản, phối hợp với bộ phận hệ thống và bộ phận kinh doanh, đào tạo nhân viên nội bộ. Khâu chuẩn bị và sắp đặt tốn rất nhiều thời gian, nhưng một khi đã thực hiện được các bước cần thiết, những nhiệm vụ phức tạp sau đó chắc chắn sẽ được lược bỏ rất nhiều, và kết quả cũng khả quan hơn. Công cụ Marketing Automation còn có thể liên kết với các công cụ khác như CRM và SFA, sự kết hợp này sẽ mang lại nhiều lợi ích cho các hoạt động marketing và kinh doanh.
Bước 1: Nghiên cứu thực trạng và phát hiện các vấn đề
Trước khi triển khai công cụ MA, doanh nghiệp hãy làm rõ mục đích của việc sử dụng loại công cụ này. Ngoài ra, cần xác định các vấn đề tồn đọng của doanh nghiệp mình như “số lượng khách hàng tiềm năng còn ít” và “không thể tận dụng danh sách khách hàng hiện có”.
Doanh nghiệp cũng nên sử dụng công cụ phù hợp với mục đích kinh doanh. Đặc biệt, cho dù cùng một công cụ MA, mục đích sử dụng nó sẽ khác nhau giữa các doanh nghiệp BtoB và các doanh nghiệp B2C. Ở giai đoạn này, hãy xác định xem công cụ MA đó có phù hợp để giải quyết các vấn đề của công ty hay không .
Khi làm rõ mục đích của việc triển khai sử dụng, doanh nghiệp cần phải đảm bảo nguồn nhân lực có chuyên môn về kiến thức và kỹ năng để vận hành MA, và xác định trình độ web của công ty.
Bước 2: Thiết lập mục tiêu
Doanh nghiệp cần cân nhắc các biện pháp cần thiết cho công ty dựa trên những kết quả có thể đạt được khi sử dụng các công cụ MA. Sau đó, hãy tiến hành phân tích chân dung khách hàng và chọn các biện pháp phù hợp. Công cụ MA có một số tính năng điển hình dưới đây:
● Các tính năng điển hình của công cụ MA
– Quản lý khách hàng tiềm năng
– Xây dựng website (trang, trang, biểu mẫu)
– Chấm điểm (hoặc chức năng trích dẫn nóng)
– Email marketing
– Phân tích / báo cáo
– Cá nhân hóa (phân phối nội dung riêng biệt)
● Các vấn đề có thể được giải quyết bằng công cụ Marketing Automation
– Số lượng đàm phán kinh doanh ít (số lượng dự án chuyển đến phòng kinh doanh)
– Không thể tận dụng thông tin khách hàng tiềm năng cũ (nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng)
– Năng suất hoạt động đàm phán kinh doanh thấp (Những người bán hàng hiểu nhu cầu cá nhân…)
Bước 3: Lập quy trình vận hành
Tiếp theo là cần đưa ra một quy trình hoạt động cụ thể. Hoạt động của công cụ MA thường được thực hiện bằng cách lặp lại thiết kế, thực hiện kịch bản và đo lường hiệu quả.
Thiết kế kịch bản, từ nhóm người nào sẽ quan tâm đến các sản phẩm/ dịch vụ của công ty, và xem xét loại nội dung nào cần được cung cấp vào thời điểm nào sẽ làm tăng tỷ lệ chuyển đổi thành hợp đồng.
Sau đó, phối hợp với các bộ phận liên quan đến thiết kế dữ liệu và hệ thống. Đồng thời, cần xem xét kỹ lưỡng từng tính năng cần thiết cho các biện pháp và chỉ chọn các tính năng cần thiết để giảm bớt chi phí.
Khi thực hiện biện pháp giao tiếp với khách hàng tiềm năng, cũng cần tạo điều kiện hợp tác với các bộ phận khác như phòng kinh doanh và phân chia rõ ràng vai trò trong từng bộ phận. Nếu thông tin đàm phán kinh doanh và thông tin hoạt động bán hàng được chia sẻ với bộ phận marketing, các biện pháp marketing sử dụng công cụ MA sẽ hiệu quả hơn.
Bước 4: Lựa chọn công cụ
Hiện tại, có hàng trăm loại công cụ MA trong và ngoài nước, vì vậy, việc quyết định công cụ MA nào tốt nhất cho doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào mục đích, mô hình kinh doanh và nguồn lực nội bộ của công ty. Việc lựa chọn công cụ MA thường dựa trên các điểm sau.
– Có các tính năng phù hợp với loại hình và mục đích kinh doanh của công ty không?
– Công ty có các study case của các công ty khác trong cùng ngành, cùng quy mô không?
– Hệ thống hỗ trợ có nhiều không?
– Nhân viên trong công ty có thể sử dụng thành thạo các công cụ MA sẽ được triển khai không?”
Câu trả lời có hay không một hệ thống hỗ trợ sẽ là một yếu tố để xem xét rủi ro khi triển khai cũng như chi phí đầu tư ban đầu sẽ phát sinh như thế nào. Ngoài ra, nếu công ty đang thiếu hụt nguồn nhân lực, giải pháp tốt nhất là sử dụng dịch vụ tư vấn bên ngoài song song với việc sử dụng công cụ MA.
Một số công cụ MA được trang bị AI (trí tuệ nhân tạo) ngoài ra có công cụ còn có khả năng quản lý dữ liệu khách hàng chính xác hơn và thiết kế kịch bản xúc tiến bán hàng. Công cụ được trang bị AI (trí tuệ nhân tạo) có thể tự động hóa các nhiệm vụ công việc của marketer, chẳng hạn như chấm điểm khách hàng tiềm năng dựa trên xu hướng thực hiện hợp đồng trong quá khứ.
Bước 5: Chuẩn bị vận hành
Bước tiếp theo là thiết lập hệ thống hoạt động xuyên tổ chức phù hợp với quy trình hoạt động đã được xây dựng. Bộ phận marketing sẽ chủ yếu đảm nhiệm vận hành công cụ MA, nhưng chính bộ phận kinh doanh mới trực tiếp tiếp cận những khách hàng tiềm năng và biết những khách hàng nào có khả năng đi đến ký hợp đồng. Vì vậy, cần tổ chức các cuộc họp chung giữa bộ phận marketing và bộ phận kinh doanh, đồng thời tăng cường hợp tác giữa các bộ phận bằng cách thường xuyên trao đổi thông tin và báo cáo kết quả .
Điều kiện thiết yếu là nhìn lại và đo lường hiệu quả sau khi bắt đầu hoạt động. Doanh nghiệp có thể tổ chức các buổi họp vào “hàng tuần” và “hàng tháng”, đồng thời quyết định quan điểm phản ánh.
Bước 6: Đưa vào sử dụng
Khi sử dụng các công cụ MA giữa nhiều bộ phận, không chỉ giải thích cho các bộ phận khác với bộ phận của bạn mà còn phải tổ chức đào tạo nội bộ (cách sử dụng các công cụ) để phòng trường hợp các nhân viên không tham gia vào việc lựa chọn công cụ được ủy thác vận hành (chia sẻ thông tin cách sử dụng công cụ và mục đích của việc triển khai sử dụng).
Việc di chuyển dữ liệu nên được thực hiện sau đó. Kiểm tra mối liên kết dữ liệu với hệ thống đã được nhập và thiết lập nội dung của thiết kế kịch bản trong công cụ.
Cho dù công cụ có đa tính năng nhưng nếu không thể sử dụng thành thạo nó thì cũng trở nên vô nghĩa. Các nhà sản xuất công cụ MA có thể được đào tạo để hỗ trợ triển khai. Doanh nghiệp nên kiểm tra phương pháp sử dụng chính xác bằng cách thực sự vận hành nó để không xảy ra sự cố sau khi vận hành toàn bộ.
Tổng kết
Chúng tôi đã đề cập đến 6 bước cần thiết để triển khai sử dụng công cụ Marketing Automation, nhưng trong thực tế, cũng có trường hợp doanh nghiệp phải triển khai hoạt động mà không có hệ thống hoạt động tại chỗ.
Khi đó, cũng có ý tưởng bắt đầu bằng cách thu hẹp đến mức tối thiểu các biện pháp cần thiết thay vì đợi hệ thống được thiết lập, và phát triển tổ chức trong khi chuyển đổi PDCA trong một thời gian ngắn.
Mặc dù các công cụ MA có thể tự động hóa các hoạt động marketing nhưng chúng đòi hỏi nguồn lực nhân sự và thời gian làm việc nhất định để vận hành. Để sử dụng hiệu quả, chúng tôi nghĩ trước tiên doanh nghiệp nên thực hiện tuần tự các bước như đã giới thiệu ở trên.
BowNow là công cụ có cấu hình tính năng đơn giản, dễ sử dụng mà rất hiệu quả. Nếu quý doanh nghiệp đang có bất kỳ thắc mắc nào về cách sử dụng – vận hành công cụ MA, xin vui lòng liên hệ với các chuyên viên tư vấn của BowNow.
