Email Magazine là gì? Phương pháp gửi và một số case study điển hình trong việc triển khai Email Magazine

Email Magazine (Bản tin email) là các email cung cấp thông tin cho khách hàng tiềm năng và hội viên dưới dạng thông báo, phiếu giảm giá hoặc các bài viết hữu ích. Hiện tại đang có rất nhiều doanh nghiệp sử dụng Email Magazine như một trong những phương pháp marketing chính.

Mặc dù chỉ đơn giản là Email Magazine, nhưng nó có nhiều phương pháp – hình thức – mục đích gửi email cũng như những ưu điểm và nhược điểm khác nhau. Nếu tìm hiểu kỹ lưỡng về những điều trên và thực hiện các biện pháp phù hợp nhất với khách hàng mục tiêu chắc chắn doanh nghiệp sẽ thu được kết quả tuyệt vời.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp kiến ​​thức cơ bản về Email Magazine, hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện đồng thời chỉ ra những điểm cần lưu ý khi gửi email trong thực tế và trường hợp triển khai Email Magazine thành công.

Khái niệm Email Magazine

Dưới đây là nội dung tổng quan và vai trò của Email Magazine cũng như sự khác biệt giữa email trả phí và miễn phí.

Email Magazine là gì?

Email Magazine (hay Bản tin Email) là các email được doanh nghiệp gửi tới khách hàng tiềm năng và hội viên để cung cấp những thông tin chẳng hạn như thông báo, phiếu giảm giá hoặc các bài viết hữu ích. Đây được coi là một trong những phương pháp chủ đạo trong quá trình làm marketing.

Sự ra đời của SNS đã làm đa dạng hóa các phương thức liên lạc nên có rất nhiều người nghĩ rằng Email Magazine đã lỗi thời, nhưng trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn đang thu được những hiệu quả tuyệt vời từ quá trình gửi Email Magazine.

Nếu doanh nghiệp xác định rõ mục đích của việc gửi Email Magazine để thực hiện phương pháp tối ưu thì Email Magazine chính là một trong những chiến lược hiệu quả nhất ngay trong thời hiện đại.

【Bài viết liên 】
>>Đo lường hiệu quả Email Marketing

Vai trò của Email Magazine

Email Magazine là đầu mối liên lạc và xây dựng mối quan hệ vững chắc giữa doanh nghiệp với khách hàng và thành viên bằng cách thường xuyên gửi thông tin có giá trị cho họ.

Chẳng hạn mở rộng cơ hội giao tiếp bằng cách điều hướng người dùng chuyển đến liên kết được gắn trong Email Magazine hoặc yêu cầu họ tham gia chiến dịch hay sự kiện từ thông báo của Email Magazine.

Những thông tin đa dạng về lĩnh vực ngành nghề và xu hướng sẽ thu hút khách hàng quan tâm đến dịch vụ và sản phẩm của doanh nghiệp. Hơn nữa, nếu doanh nghiệp thường xuyên cung cấp thông tin hữu ích cho người dùng thì sẽ có thể nâng cao mức độ uy tín của công ty mình, đồng thời nuôi dưỡng và củng cố mối quan hệ với khách hàng mục tiêu.

Sự khác biệt giữa Email Magazine trả phí và miễn phí

Email Magazine có 2 hình thức đó là trả phí và miễn phí. Vậy điểm khác nhau giữa hai hình thức này là gì?

Các Email Magazine mà người đọc phải mất phí đăng ký thường sẽ cung cấp những thông tin chất lượng cao như nội dung hữu ích và bí quyết chỉ dành riêng cho hội viên, vì vậy tính giá trị là đặc trưng của Email Magazine trả phí. Và mục đích chính là “xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng” và “nuôi dưỡng những khách hàng cốt lõi”.

Mặt khác, mục đích chính của “Email Magazine miễn phí” là nâng cao nhận thức và khuyến khích khách hàng mua sản phẩm và dịch vụ của công ty, đồng thời làm gia tăng số lượng người đọc cho mục đích đó. Email Magazine được sử dụng như một phần của chiến lược marketing để tiếp cận càng nhiều người càng tốt, đồng thời thu hút và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng thông qua tần suất gửi email liên tục.

Mục đích của Email Magazine

Quá trình gửi Email Magazine sẽ bao gồm 3 mục đích chính sau

Truyền đạt thông tin

Một trong những mục đích đầu tiên của việc gửi Email Magazine là để “truyền đạt thông tin”. Cụ thể là gửi email để truyền tải thông tin có giá trị đến khách hàng mục tiêu.

Để nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng thì không chỉ dừng lại ở việc cung cấp thông tin về sản phẩm/dịch vụ mà còn phải lưu ý đến những thông tin hữu ích như các kiến thức căn bản hay các đợt giảm giá. Cụ thể như một số email sau:

• Email theo dõi sau khi mua hàng
• Email thông báo hoàn tất đăng ký hội viên
• Q&A về dịch vụ
• Email về sự ra đời  của thương hiệu
• Email về các chuyên mục liên quan đến bí quyết, thông tin mới nhất, v.v.

Thu hút khách hàng

Các Email Magazine cũng thường nhắm đến việc khuyến khích khách hàng truy cập website, tham gia các sự kiện hay tham quan cửa hàng.

Email Magazine là một phương pháp “Push-type” cho phép doanh nghiệp tiếp cận trực tiếp với người dùng, do đó, cách thức cung cấp thông tin qua Email Magazine có thể khuyến khích khách hàng quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ của công ty và giúp doanh nghiệp nắm bắt được mức độ quan tâm của họ.

Điều này là nền tảng để doanh nghiệp thúc đẩy khách hàng truy cập homepage và tiếp cận thêm những khách hàng đã thực hiện một số hành động như nhấp vào mục “Liên hệ”.

Mua hàng

Mục đích thứ ba của việc gửi Email Magazine là “mua hàng”. Doanh nghiệp sẽ gửi các thông tin về sản phẩm mới, chương trình giảm giá, thông báo chiến dịch, phiếu giảm giá, v.v. để thúc đẩy nhu cầu mua hàng của khách hàng và đi đến quyết định mua hàng.

Mục đích cuối cùng khi thực hiện Email Magazine là thu hút người đọc truy cập website công ty và mua sản phẩm/dịch vụ công ty đang cung cấp. Có nhiều trường hợp phiếu giảm giá chỉ được gửi đến những người dùng thỏa mãn các điều kiện nhất định để khuyến khích khách hàng quan tâm trở lại.

Ưu nhược điểm của Email Magazine

Nội dung dưới đây sẽ trình bày chi tiết ưu điểm và nhược điểm của việc gửi Email Magazine.

Ưu điểm

Email Magazine sẽ có 4 ưu điểm chính

Cung cấp thông tin tức thì

Lợi thế của Email Magazine là có thể gửi ngay lập tức miễn là đã có nội dung và danh sách khách hàng mục tiêu.

Việc áp dụng Email Magazine sẽ tiết kiệm thời gian hơn so với quá trình chuẩn bị tin nhắn trực tiếp hoặc tờ rơi, vì vậy doanh nghiệp có thể nhanh chóng cung cấp thông tin mới nhất cho khách hàng của mình. Hơn nữa, doanh nghiệp còn có thể dễ dàng cập nhật, thay đổi và thay thế thông tin ngay trước khi gửi email đến đối tượng mục tiêu.

 

Một lợi thế khác của Email Magazine là có thể cung cấp thông tin mà khách hàng cần ngay lập tức. Ngoài khả năng cung cấp thông tin mới nhất trong thời gian ngắn, Email Magazine còn có ưu điểm là thay đổi hoặc thay thế thông tin cho đến phút cuối cùng.

Vận hành với chi phí thấp

Ưu điểm lớn nhất của Email Magazine là vận hành với chi phí thấp.

Ví dụ: Khi phát DM hoặc tờ rơi, ngoài chi phí giấy, in ấn và bưu phí, doanh nghiệp còn phải trả phí nhân công để thêm ghi chú viết tay và gửi tin nhắn.

Ngược lại, Email Magazine sử dụng email không mất chi phí vật chất nên chúng được vận hành với chi phí thấp hơn các phương pháp khác. Với tính năng gửi email hàng loạt trong cùng một thời điểm của các công cụ gửi email, doanh nghiệp sẽ giảm bớt được chi phí cho mỗi email cũng như thời gian và công sức của nhân viên.

Tiếp cận mục tiêu với phương pháp tối ưu

Điểm mạnh của Email Magazine là có thể phân chia đối tượng mục tiêu dựa trên thông tin nhân khẩu học (tuổi, giới tính, nơi cư trú, sở thích và sở thích, v.v.), để doanh nghiệp tiếp cận từng người dùng bằng phương pháp tối ưu.

Chẳng hạn nếu doanh nghiệp gửi thông tin về mỹ phẩm dành cho phụ nữ ở độ tuổi 30 đến người dùng ở độ tuổi 60, thì khả năng mua sản phẩm của khách hàng là rất thấp. Giai đoạn phân chia tệp khách hàng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong khâu cung cấp thông tin đáp ứng chính xác nhu cầu của từng nhóm khách hàng, tăng tính hấp dẫn và thúc đẩy khả năng mua sản phẩm/dịch vụ.

Doanh nghiệp cũng có thể giới hạn đối tượng gửi chăng hạn chỉ gửi đến những người dùng có lịch sử mua sản phẩm của công ty hoặc đã phản hồi Email Magazine trước đó và những người đã đăng ký. Điều này sẽ làm đơn giản hóa quá trình tiếp cận nhóm khách hàng có mức độ quan tâm cao và đạt được kết quả tốt hơn.

Phát huy hiệu quả bằng chiến lược “đẩy”

Email Magazine là phương pháp bán hàng kiểu “đẩy” nên có xu hướng phát huy hiệu quả ngay lập tức.

Chiến lược marketing có thể chia thành 2 loại đó là “Chiến lược kéo” (pull) và “Chiến lược đẩy” (push). “Chiến lược đẩy” là việc doanh nghiệp chủ động tiếp cận người dùng còn “Chiến lược kéo” là việc người dùng được khuyến khích tự hành động. Cả hai chiến lược này đều có được tối đa hóa bằng cách kết hợp và sử dụng chúng tùy theo tình huống và mục đích.

Nhiều ý kiến cho rằng “Chiến lược đẩy” mặc dù rất tốn kém nhưng lại thu được kết quả ngay lập tức”, nhưng Email Magazine được coi là ngoại lệ, tuy đây là chiến lược đẩy nhưng nó có thể vận hành với mức chi phí thấp và phát huy hiệu quả tức thì.

Nhược điểm

Ngoài các điểm mạnh trên, Email Magazine cũng tồn tại một số nhược điểm nhất định nhưng nó có thể được vận hành hiệu quả qua các phương pháp khéo léo, vì vậy doanh nghiệp cũng cần hiểu rõ những điều này.

Phương pháp thủ công sẽ tiêu tốn nhân lực

Quá trình gửi Email Magazine bao gồm nhiều nhiệm vụ khác nhau cụ thể như quản lý danh sách gửi, tạo nội dung và đo lường hiệu quả nên nhược điểm của các khâu thực hiện thủ công là đòi hỏi rất nhiều thời gian, công sức và nguồn lực.

Để giải quyết vấn đề này, nhiều doanh nghiệp đã quyết định sử dụng các công cụ gửi email và công cụ Marketing Automation (MA) để xử lý bước gửi Email Magazine và nâng cao hiệu quả công việc.

Hiện tại đang có rất nhiều loại dịch vụ sẵn có, vì vậy nếu đang phân vân việc sử dụng một dịch vụ mới, các doanh nghiệp nên bắt đầu từ gói sử dụng miễn phí hoặc gói có chi phí thấp.

Bị phớt lờ hoặc bị coi là email spam

Một nhược điểm khác của việc gửi Email Magazine là có trường hợp khách hàng xóa email mà không mở hoặc bị coi là thư rác.

Ngoài ra, nếu tiêu đề email đi quá giới hạn thu hút sự quan tâm của người đọc thì khả năng cao email sẽ bị đánh giá là email spam. Ngay cả khi khách hàng đã nhận được email nhưng không thể đảm bảo rằng họ sẽ mở email đó và có thể email sẽ bị cho vào mục thư rác và thậm chí không đến được hộp thư đến của khách hàng.

 

Để ngăn chặn tình trạng này, doanh nghiệp cần chú ý về mặt thời gian, tiêu đề và tần suất gửi email. Ngoài ra việc chuẩn bị cho khách hàng các hướng dẫn cụ thể để hủy đăng ký nhận Email Magazine cũng vô cùng quan trọng.

Phương pháp gửi Email Magazine

Chúng tôi sẽ giới thiệu ba phương pháp gửi Email Magazine phổ biến nhất.

Gửi Email BCC

Gửi BCC là chế độ được dùng để gửi email cho nhiều người nhận cùng lúc nhưng chỉ nên áp dụng trong trường hợp số lượng người nhận Email Magazine ít.

Phương thức gửi BCC không tiết lộ địa chỉ email của danh sách những người cùng nhận được thư và không cần cài đặt hệ thống riêng nên đây là phương pháp dễ dàng nhất để gửi Email Magazine.

Tuy nhiên, nếu người gửi mắc một số lỗi thủ công như nhập sai địa chỉ email vào trường TO hoặc CC, sẽ dẫn đến nguy cơ bị rò rỉ thông tin cá nhân, vì vậy doanh nghiệp nên hết sức cẩn thận.

Hơn nữa, môi trường của người nhận cũng ảnh hưởng đến việc email có bị coi là thư rác hoặc có được đọc hay không?

Công cụ gửi Email Magazine

Đây là một hệ thống có thể gửi Email Magazine với số lượng lớn trong cùng một lúc cho tất cả người dùng thuộc danh sách gửi. Bất cứ ai cũng có thể dễ dàng gửi và quản lý các bản tin email mà không cần đến kiến ​​thức hoặc kỹ thuật chuyên môn nào.

Các tính năng cụ thể sẽ khác nhau tùy thuộc vào từng hệ thống, nhưng hầu hết các công cụ đều có khả năng đo lường hiệu quả của việc gửi email và lên lịch gửi. Các công cụ tự động sẽ giúp hạn chế các lỗi thủ công của con người trong quá trình gửi email.

Hệ thống gửi email là lựa chọn lý tưởng nếu doanh nghiệp muốn gửi hàng loạt Email Magazine với tần suất thường xuyên.

Công cụ Marketing Automation (MA)

Marketing Automation là khái niệm chỉ các công cụ hỗ trợ thực hiện quy trình “Trực quan hóa và tự động hóa các hoạt động marketing trong quá trình khai thác khách hàng”.

Doanh nghiệp có thể áp dụng tính năng cơ bản của công cụ MA để gửi Email Magazine một cách hiệu quả.

Công cụ MA còn tích hợp tính năng phân khúc thông tin khách hàng và lựa chọn đối tượng mục tiêu trong hệ thống nên tính năng lớn nhất của nó là có thể gửi Email Magazine phù hợp đến từng khách hàng. Doanh nghiệp sẽ thu thập được các dữ liệu về tỉ lệ mở email, tỉ lệ nhấp link trong Email magazine, nhật ký truy cập website,… từ đó thực hiện việc đo lường hiệu quả chi tiết và chính xác hơn.

Nếu doanh nghiệp đang muốn tối đa hóa hiệu quả của quá trình gửi Email Magazine thì các công cụ MA vẫn được coi là lựa chọn tối ưu.

【Bài viết liên quan】
＞Marketing Automation là gì?
＞Các bước sử dụng công cụ Marketing Automation

Hình thức Email Magazine

Email Magazine xuất hiện dưới hai hình thức “Email văn bản” – chỉ được tạo bằng văn bản và “Email HTML” – cho phép người thực hiện chèn hình ảnh, video và chỉnh sửa văn bản. Doanh nghiệp cần chắc chắn rằng đã hiểu rõ đặc điểm của từng kiểu email để chọn ra hình thức phù hợp nhất với đối tượng mục tiêu của mình.

Email văn bản

Email văn bản là các email truyền thống  chỉ bao gồm các kí tự đơn giản và thường được áp dụng cho email 1-1.

Không giống như email HTML yêu cầu bạn chèn hình ảnh và thay đổi bố cục, email văn bản có xu hướng trông nhàm chán, vì vậy hãy sử dụng các ký hiệu để trang trí với độ tương phản rõ nét giữa phần cần nhấn mạnh và phần không cần nhấn mạnh.

Ưu nhược điểm của việc sử dụng email văn bản.

Ưu điểm

• Có thể nhập thông tin giống như một email thông thường nên không cần bất kỳ kiến ​​thức hay công cụ chuyên dụng nào.
• Vì lưu lượng không quá lớn nên khách hàng có thể nhận được email mà không phụ thuộc vào môi trường.

Nhược điểm

• Không thể kiểm tra dữ liệu như tỉ lệ mở
• URL gắn trong email hiển thị dưới dạng link gốc
• Khó thu hút người đọc do chỉ sử dụng văn bản

Email HTML

Email HTML cho phép thực hiện các thao tác chèn hình ảnh và video, thay đổi bố cục và sử dụng các định dạng thiết kế. Tạo email HTML bằng ngôn ngữ được sử dụng để tạo website của mình.

Bởi vì email HTML thu hút về mặt thị giác nên người ta nói rằng tỉ lệ nhấp của hình thức email này cao hơn khoảng ba lần so với trường hợp quảng cáo chỉ sử dụng văn bản. Các siêu liên kết cũng có sẵn, cho phép đặt liên kết mà không hiển thị URL cho người đọc.

Ưu nhược điểm của việc sử dụng email HTML.

Ưu điểm

• Thu thập dữ liệu như tỉ lệ mở và tỉ lệ nhấp.
• Sử dụng siêu liên kết.
• Đẹp mắt và tăng sức hấp dẫn.

Nhược điểm

• Yêu cầu kiến ​​thức chuyên môn như viết HTML và phong cách viết.
• Độ chính xác về mặt hiển thị email phụ thuộc vào môi trường xem của người đọc.
• Lưu lượng email lớn nên sẽ mất một khoảng thời gian để email hiển thị.

4 bước gửi Email Magazine

Quy trình gửi Email Magazine trong thực tế sẽ sẽ bao gồm 4 bước: 1. Lập kế hoạch, 2. Tạo Email, 3. Gửi Email và 4. Đánh giá. Nhiệm vụ cần thực hiện sau khi gửi đó là đo lường hiệu quả và cải thiện những vấn đề còn tồn tại.

Hãy cùng tìm hiểu chi tiết từng bước

①Lập kế hoạch

Trước khi gửi một Email Magazine, doanh nghiệp nên xác định rõ kế hoạch gửi email “Khi nào? Đối tượng là ai? Với mục đích gì?”.

Bởi vì cho dù người gửi đã chuẩn bị nội dung hữu ích đến đâu, nhưng gửi sai đối tượng hoặc không đúng thời điểm thì tỉ lệ người dùng đọc email sẽ rất thấp. Hơn nữa, việc gửi quá nhiều thông tin bán hàng tới nhóm khách hàng chưa “thân thiết” có thể dẫn đến tình trạng hủy đăng ký hoặc hủy mua hàng.

Việc xác định rõ mục đích gửi email, mục tiêu muốn đạt được và đối tượng gửi Email không chỉ giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ với khách hàng và thay đổi thái độ của họ mà còn làm tăng hiệu suất các nhiệm vụ tiếp theo từ đó tối đa hóa hiệu quả của chiến lược Email Magazine.

②Tạo Email

Một số yếu tố cốt lõi khi xây dựng Email Magazine bao gồm “Tiêu đề”, “Nội dung và “Thiết kế”.

Tiêu đề

Tiêu đề là ấn tượng đầu tiên của người đọc khi xem email nên ảnh hưởng rất lớn đến tỷ lệ mở email.

Điểm mấu chốt là phải đảm bảo tiêu đề đủ ngắn gọn và súc tích, giới hạn trong khoảng 30 ký tự, bao gồm cả những từ ngữ thu hút sự chú ý và đặc biệt tập trung vào 15 ký tự đầu tiên. Tiêu đề lý tưởng là khi người đọc có thể dễ dàng nắm bắt nội dung chính của Email Magazine.

Ngoài ra, hãy tuân thủ “nguyên tắc 4U” dưới đây để tạo tiêu đề email có thể thu hút sự chú ý của người đọc.

• Useful (Tính hữu ích): Nhấn mạnh lợi ích và nhu cầu tiềm ẩn mà người dùng sẽ đạt được khi mở email.
• Urgent (Tính khẩn cấp): Có thể cải thiện tỉ lệ mở và tỉ lệ chuyển đổi nếu đưa ra được lý do tại sao nên mở email ngay lập tức, chẳng hạn như “giới hạn trong (khoảng thời gian) / ngay bây giờ”.
• Ultra Specific (Tính cụ thể): Cụ thể hóa thông tin bằng việc đưa vào các số liệu, thuật ngữ kỹ thuật, thông tin độc quyền, v.v. và thúc đẩy sự quan tâm của người dùng.
• Unique (Tính độc đáo): Để tạo sự khác biệt so với đối thủ cạnh tranh và thúc đẩy khách hàng mở email của bạn thì tiêu đề là phải là yếu tố thể hiện được những đặc điểm độc đáo của công ty.

Nội dung chính

Trong phần nội dung chính của Email Magazine, điều quan trọng là phải viết ra một phần nội dung trọng tâm mà bạn muốn thu hút người đọc nhất. Chúng tôi khuyến khích các doanh nghiệp nên áp dụng quy tắc cơ bản “1 Email Magazine – 1 chủ đề chính”.

Trong trường hợp doanh nghiệp muốn đề cập đến nhiều phần nội dung hơn, hãy liệt kê chúng theo thứ tự ưu tiên. Cho dù vậy nếu văn bản quá dài thì khả năng khách hàng không đọc hết nội dung email sẽ rất cao. Phương pháp thu hẹp phạm vi thông tin muốn truyền tải và tóm tắt nó một cách chính xác sẽ giúp doanh nghiệp thu hút sự quan tâm của khách hàng hiệu quả hơn.

Ngoài ra, phần mở đầu nội dung sẽ được người nhận đọc thường xuyên nhất nên người viết hãy liệt kê các thông tin quan trọng và nội dung chính ở phần này. Sau khi hoàn thiện nội dung, hãy xem lại một cách khách quan và chỉnh sửa để tạo ra nội dung chuyên nghiệp hơn.

Thiết kế

Email Marketing có thiết kế độc đáo sáng tạo cũng là bí quyết giúp cải thiện tỉ lệ mở và tỉ lệ đọc email của khách hàng. Trong đó, có ba điểm mấu chốt đó là “Thông tin dễ hiểu”, “Phù hợp với hình ảnh công ty” và “Dễ dẫn đến chuyển đổi.”

Nếu người thực hiện muốn sử dụng các mẫu thiết kế có sẵn hoặc nhấn mạnh tính độc đáo của công ty mình thì cũng có thể đính kèm hình ảnh của chính công ty hoặc tạo một thiết kế sử dụng màu sắc đại diện của công ty làm màu chủ đề. Chỉ nên chọn hai hoặc ba màu tương thích với homepage để tạo nên các Email Magazine có tính liên kết và cấu trúc hợp lý.

Ngoài ra, hãy kết hợp điều chỉnh nhiều ý tưởng khác nhau từ góc nhìn của người đọc, chẳng hạn như phông chữ, hình ảnh mô tả sự hấp dẫn của sản phẩm, nút CTA, đầu trang và cuối trang.

Vì hình thức Email HTML yêu cầu mã hóa nên doanh nghiệp hãy tìm kiếm các designer hoặc sử dụng công cụ gửi email có tính năng tạo các Email Magazine HTML.

③Gửi email

Doanh nghiệp nên quyết định phương pháp gửi và hình thức của Email Magazine, đồng thời cũng cần xác định tần suất và thời gian gửi phù hợp với đối tượng mục tiêu.

Trong số các phương pháp gửi email như “Gửi BCC trong Email, công cụ gửi Email Magazine, công cụ Marketing Automation”, doanh nghiệp hãy chọn ra phương pháp phù hợp nhất dựa trên mục đích và mục tiêu của mình. Nội dung của phần trước đã đề cập đến hai định dạng email đó là văn bản và HTML, nhưng lựa chọn tốt hơn vẫn là email HTML vì nó bao gồm tính năng kiểm tra dữ liệu như tỉ lệ mở và tỉ lệ nhấp.

Ngoài ra, người thực hiện cần phải xem trước và kiểm tra kỹ càng trước khi gửi Email Magazine. Mục đích của khâu này là đảm bảo không có lỗi về mặt chính tả, liên kết, bố cục, v.v., để gửi đến khách hàng những Email Magazine chất lượng cao hơn.

④Đánh giá

Nhiệm vụ quan trọng sau khi gửi email là đo lường hiệu quả của nó.

Cụ thể, doanh nghiệp sẽ tiến hành phân tích và đánh giá các dữ liệu như “tỉ lệ mở” biểu thị bằng số phần trăm Email Magazine đã được mở và “tỉ lệ nhấp” hiển thị số lần khách hàng nhấp vào các liên kết được gắntrong email.

Tỉ lệ mở là một KPI quan trọng trong chiến dịch Email Magazine được tính bằng công thức (Lượt mở email/Lượt gửi email thành công) x100%. Tiêu chuẩn của tỉ lệ mở sẽ khoảng 20%, vì vậy nếu chỉ số này của doanh nghiệp đang thấp hơn 20% thì cần xem lại và cải thiện các yếu tố như tiêu đề, cấu trúc, nội dung, bố cục, mục tiêu, tần suất, thời gian gửi email, v.v. và lặp lại chu trình PDCA.

Bí quyết xây dựng Email Magazine hiệu quả

Nhiều doanh nghiệp có lẽ đang băn khoăn không biết nên lưu ý điều gì để đạt được kết quả tốt hơn tư quá trình gửi Email Magazine? Nội dung sau đây sẽ giải thích ba điểm quan trọng để tạo ra một bản tin email hiệu quả.

①Góc nhìn của người đọc

Điều đầu tiên mà doanh nghiệp cần lưu ý là quá trình xây dựng nội dung phải dựa trên quan điểm của người đọc thì mới tạo ra được các Email Magazine hiệu quả.

Thay vì chỉ cung cấp thông tin mới nhất và hữu ích cho khách hàng, email cần truyền đạt nội dung khiến người nhận cảm thấy gần gũi và an toàn với thương hiệu của công ty, đồng thời xây dựng mối quan hệ tốt hơn với khách hàng mục tiêu.

Chẳng hạn khi gửi email về chiến dịch của công ty chẳng hạn như “giới thiệu lời chứng thực của khách hàng”, “nhật ký nhân viên truyền tải cá tính của họ” và “những câu chuyện chưa kể độc đáo về công ty” thì hãy chú ý rằng nội dung phải khiến khách hàng cảm thấy quen thuộc. Doanh nghiệp cần coi Email Magazine như một công cụ giao tiếp để kết nối công ty với khách hàng của mình.

②Nội dung hữu ích và dễ đọc

Một trong những yếu tố cốt lõi trong Email Magazine là liệu email đó có cung cấp nội dung hữu ích cho khách hàng và có dễ đọc hay không.

Cụ thể, hãy kiểm tra xem nội dung có phù hợp với mục đích đã xác định là gửi Email Magazine để “truyền đạt thông tin, giới thiệu thương hiệu, khuyến khích mua hàng” hay không và liệu cách kết hợp màu sắc cũng như bố cục có dễ đọc hay không. Các đoạn ngắt dòng, đường viền phù hợp cho từng góc và nút CTA dễ thấy cũng là những nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả của email.

Từ những điều trên, doanh nghiệp sẽ cung cấp thông tin đáp ứng được nhu cầu của người dùng, chẳng hạn như thông tin giúp người đọc giải quyết những băn khoăn và vấn đề của họ hoặc thông tin các chương trình khuyến mại.

③Kêu gọi hành động

Điểm cần lưu ý tiếp theo đó là tạo ra nội dung khiến khách hàng muốn thực hiện một hành động cụ thể sau khi xem Email Magazine.

Hiệu quả sẽ có thể được cải thiện nếu đặt các nút CTA hoặc URL trong phần nội dung của Email Magazine. Tuy nhiên nếu chỉ đơn giản đặt chúng vào emai thì chúng tôi không đảm bảo rằng hiệu quả sẽ tăng mà người phụ trách cần đặt các liên kết ở những vị trí thích hợp đồng thời chú ý đến bố cục và luồng nội dung thì mới có thể mong đợi kết quả của tỷ lệ nhấp.

Việc chỉ ra giá trị và lợi ích khi khách hàng nhấp vào liên kết cũng sẽ thúc đẩy tỷ lệ nhấp và CVR.

Nếu phản hồi của khách hàng không mấy tích cực, hãy kiểm tra các điểm như “Cấu trúc dẫn đến đúng liên kết không?” “Nút CTA đã ở vị trí hợp lí chưa?” “Giá trị dành cho người đọc có rõ ràng không? ” và thực hiện các biện pháp cải thiện sau đó.

6 ví dụ thành công trong vận hành Email Magazine

Dưới đây là 6 trường hợp thiết thực trong quá trình sử dụng Email Magazine để phát huy hiệu quả tối ưu mà doanh nghiệp có thể tham khảo khi áp dụng vào thực tế.

①Công ty CP L-Brain｜Nhập khẩu và kinh doanh đồ nội thất, vật liệu xây dựng, đèn chiếu sáng

L-Brain là công ty chuyên nhập khẩu và kinh doanh đồ nội thất, vật liệu xây dựng, ánh sáng, v.v. và thực hiện các dịch vụ thiết kế tập trung vào không gian, đã sử dụng công cụ Marketing Automation (MA) để giải quyết một số vấn đề về thu hút khách hàng mới và thực hiện quản lý khách hàng cũng như gửi email.

Với công cụ MA, giờ đây L-Brain có thể giao tiếp theo những cách mà trước đây không thể thực hiện được, chẳng hạn như tiếp cận khách hàng dựa trên nhật ký truy cập website. Ngoài ra, nhờ có tính năng trực quan hóa để nắm bắt trạng thái của từng hoạt động bán hàng, chẳng hạn như gửi báo giá và lịch gặp khách hàng, giờ đây chúng tôi có thể đạt được nhiều sự đồng thuận.

Chúng tôi đã thúc đẩy được rất nhiều khách hàng quyết định đặt hàng khi tiếp cận họ dựa trên lịch sử mở Email Magazine. Với quá trình từng nhân viên kinh doanh hàng tháng thay phiên nhau phụ trách việc gửi Email Magazine đã làm thay đổi suy nghĩ của các thành viên.

 

②Công ty CP Lighting DN｜ Sản xuất thiết bị chiếu sáng LED

Công ty Cổ phần Lighting DN chuyên thiết kế và sản xuất các thiết bị chiếu sáng LED dùng trong các trung tâm thương mại, khách sạn, bảo tàng,..

Để xây dựng được homepage với hệ điều hành và cung cấp thông tin đảm bảo an toàn, bảo mật, chúng tôi đã lựa chọn CMS “BlueMonkey” và cơ sở dữ liệu “Plusdb” của Cloud Circus, đồng thời thiết kế lại hompage giúp khách hàng dễ dàng xem sản phẩm cũng như thao tác. Phương pháp này giúp chúng tôi duy trì mối quan hệ với khách hàng thông qua việc phổ biến thông tin ngay cả trong bối cảnh đại dịch Covid-19.

Ngoài ra, Lighting DN đã có thể duy trì tỉ lệ mở ở mức trung bình – cao thông qua việc cập nhật các kênh truyền thông của riêng mình và gửi Email Magazine như một phần của các chiến lược Marketing. Bằng cách chỉnh sửa homepage, chúng tôi hiện có thể cung cấp thông tin hữu ích khi khi khách hàng truy cập vào liên kết. Số lượt truy cập homepage tiếp tục tăng và số lượng liên hệ từ khách hàng cũng ngày càng tăng.

Đây là một minh chứng cho thấy tầm quan trọng của việc xây dựng homepage một cách cẩn thận làm nền tảng giúp tăng hiệu quả gửi Email Magazine.

 

③Công ty CP Medical Trust｜Kinh doanh gia công quản lý sức khỏe doanh nghiệp

Medical Trust hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ gia công phần mềm quản lý sức khỏe nội bộ.

Công ty đã không thể sử dụng hiệu quả danh sách khách hàng của mình và không có hệ thống quản lý thông tin khách hàng, nhưng bằng cách sử dụng công cụ MA, họ đã tạo và cài đặt một biểu mẫu yêu cầu cũng như gửi Email Magazine.

Chúng tôi gửi Email Magazine mỗi tháng 1 lần với nội dung về sức khỏe công nghiệp bao gồm hướng dẫn mọi người xem các bài viết chuyên mục trên website của chúng tôi và thông tin về các cuộc hội thảo. Ngoài ra, chúng tôi cũng đã thực hiện các biện pháp như thêm liên kết điều hướng mọi người đến các câu hỏi và yêu cầu về tài liệu.

Khi tiến hành thu hút khách hàng tham gia hội thảo qua Email Magazine, chúng tôi nhận được khoảng 10 đến 30 lượt đăng ký mỗi lần và hiện tại đã có thể thu hút hơn 100 người tham gia. Bằng cách quản lý tập trung thông tin khách hàng tiềm năng, giờ đây Medical Trust đã có thể tiếp cận khách hàng hiệu quả hơn.

 

④Công ty CP Ide｜Lập kế hoạch, thiết kế và sản xuất vật liệu đóng gói và vật liệu đệm

Ide là công ty chuyên thiết kế, sản xuất vật liệu đóng gói và vật liệu đệm.

Công ty đã quyết định sử dụng công cụ MA nhằm mục đích hợp lý hóa hoạt động kinh doanh bên ngoài, trực quan hóa độ chính xác của khách hàng và xác định những mục tiêu khách hàng có thể đi đến các cuộc đàm phán kinh doanh. Ide đã thực hiện các biện pháp như tạo danh sách bán hàng cho các hoạt động bên ngoài từ nhật ký hoạt động của khách hàng.

Trong ba lần gửi Email Magazine, chúng tôi đã đạt được kết quả ổn định ngay từ lần đầu tiên lần lượt với tỉ lệ mở là 28% và tỉ lệ nhấp vào liên kết là 4%, đồng thời chúng tôi còn nhận được các yêu cầu báo giá thông qua việc gửi Email Magazine, điều này cũng dẫn đến những cơ hội mới cho Ide.

Trực quan hóa các hành động của khách hàng như tỉ lệ mở và tỉ lệ nhấp giúp chúng tôi có thể phân tích dữ liệu chính xác và xem xét thực hiện các biện pháp hợp lý trong tương lai. Khả năng kiểm tra các hành động khách hàng chẳng hạn như “nhấp link” cũng thúc đẩy động lực “xây dựng mối quan hệ với khách hàng”.

 

⑤Công ty CP Victory | Kinh doanh tổng hợp thiết bị y tế

Victory – Một công ty kinh doanh tổng hợp các thiết bị y tế, không thể quản lý tập trung thông tin khách hàng hoặc chia sẻ thông tin khách hàng tiềm năng, hoạt động bán hàng được thực hiện theo cách tiếp cận của từng cá nhân và vấn đề lớn nhất đó là việc “xây dựng hệ thống kinh doanh”.

Để giải quyết vấn đề này, Victory đã triển khai phương pháp tiếp cận qua email bằng công cụ MA. Số lượng khách hàng xem các trang sản phẩm từ liên kết đặt trong email đã được cải thiện và nhận được các dự án từ Email Magazine. Chúng tôi cũng thu hút được số lượng người tham gia hội thảo tăng 1,5 lần so với trước khi giới thiệu công cụ MA.

Ngoài ra, cùng với việc sử dụng công cụ MA, chúng tôi đã xây dựng lại homepage và từng trang sản phẩm cũng như biểu mẫu yêu cầu, nhờ đó lượng yêu cầu từ website đã tăng lên đáng kể. Victory đã thu được những kết quả tuyệt vời thông qua chiến dịch Email Magazine, chẳng hạn như chuyển từ giai đoạn yêu cầu sang ký hợp đồng chỉ trong hai tháng.

 

⑥Công ty CP Timec｜Kinh doanh tập trung vào ngành gia công kim loại

Công ty CP Timec kinh doanh nhiều mảng nhưng tập trung vào ngành gia công kim loại, đã gặp phải vấn đề đó là gửi Email Magazine nhưng không nhận được bất kỳ liên hệ hay đàm phán kinh doanh nào và không thể tiếp cận khách hàng sau đó.

Timec đã đưa vào sử dụng công cụ MA để trực quan hóa hành vi của người dùng và tăng cường hoạt động tiếp cận sau khi gửi Email Magazine, đồng thời thực hiện các biện pháp như gửi Email Magazine 2 lần một tháng và tiến hành các cuộc hẹn qua điện thoại cho những khách hàng đã nhấp link. Song song với điều này, chúng tôi cũng thực hiện các biện pháp như tìm hiểu thời điểm có tỉ lệ nhấp và tỉ lệ mở cao để điều chỉnh thời gian gửi, đồng thời cải thiện giao diện của Email Magazine từ dạng văn bản thành các kiểu dễ đọc hơn.

Kết quả là, chúng tôi đã nhận được một số yêu cầu báo giá từ Email Magazine, dẫn đến số lượng các đơn đặt hàng hoặc các yêu cầu giới thiệu sản phẩm và số lượng liên hệ từ khách hàng tăng vượt trội. Những thay đổi mạnh mẽ về mặt giao diện của Email Magazine đã mang lại nhiều cơ hội nhận được các đánh giá tích cực từ khách hàng.

 

Những điểm cần lưu ý khi gửi Email Magazine

Người phụ trách gửi email cần chú ý đến các quy định của pháp luật như “Luật E-mail cụ thể” và “Luật bảo vệ thông tin cá nhân” để hạn chế tình trạng email bị coi là thư rác.

Dưới đây, chúng tôi sẽ tập trung vào ba điểm chính.

Luôn nhận được sự đồng ý của khách hàng trước khi gửi email

Sự đồng ý của người nhận là yếu tố tiên quyết khi gửi Email Magazine.

Hãy chắc chắn kiểm tra xem khách hàng có thực sự muốn nhận Email Magazine khi đăng ký hội viên, mua sản phẩm hoặc đăng ký hay không và doanh nghiệp chỉ nên gửi cho những người đã đồng ý.

Hướng dẫn quy trình hủy đăng ký

Khi gửi email, doanh nghiệp cũng cần hướng dẫn về cách thức hủy đăng ký nhận email để người nhận có thể dễ dàng thực hiện bất kỳ lúc nào.

Để làm được điều này, người phụ trách cần xây dựng trước quy trình cần thiết để ngừng nhận Email Magazine, mô tả chi tiết các bước và gắn các URL hủy đăng kí vào email.

Đưa thông tin người gửi vào email

Email cũng cần phải đảm bảo các thông tin của người gửi như địa chỉ email, tên công ty và tên người liên hệ trong email.

Nhưng cần chắc chắn rằng người nhận có thể biết ngay email này được gửi công ty nào và ai là người gửi. Các thông tin này thường được thêm ở phần cuối trang của Email Magazine.

Tổng kết

Trong bài viết này, chúng tôi đã giới thiệu những kiến ​​thức cơ bản về Email Magazine, phương pháp gửi hiệu quả và những trường hợp áp dụng thành công trong thực tế.

Email Magazine là phương pháp marketing cơ bản nhất và vẫn được các doanh nghiệp sử dụng cho dù rất nhiều thiết bị và phương tiện truyền thông hiện đại xuất hiện. Sự ra đời của các công cụ gửi email làm cho hiệu quả công việc cũng như độ chính xác của việc phân tích dữ liệu được cải thiện đáng kể.

Việc sử dụng các công cụ hỗ trợ như Marketing Automation hay hệ thống gửi email cho chiến dịch Email Magazine sẽ rất hiệu quả. Nếu được sử dụng đúng cách, nó không những có thể hiệu suất hóa quá trình gửi Email Magazine mà còn tối đa hóa hiệu quả của toàn bộ chiến dịch Marketing.

Hiện nay đang có rất nhiều công cụ được sử dụng miễn phí, vì vậy nếu quý doanh nghiệp đang bắt đầu chiến lược Email Magazine hoặc muốn cải thiện kết quả của Email Magazine cũng như hiệu quả công việc trong quá trình gửi Email, thì có thể dùng thử để kiểm chứng hiệu quả.