Step Email là quá trình gửi email theo từng bước đến một đối tượng mục tiêu đã có hành động nhất định. Đây được coi là phương pháp marketing rất quan trọng của mô hình kinh doanh B2B, vì khi doanh nghiệp vận dụng được những bí quyết thực hiện Step Email có thể nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng (Lead Nurturing) một cách hiệu quả
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ mang đến những kiến thức cơ bản cũng như cơ chế và bí quyết để vận hành Step Email thành công.
Step Email là gì?
Những email được gửi tự động theo thời gian cố định đến nhóm khách hàng mục tiêu đã thực hiện các hành động nhất định được gọi là Step Email. Đây là một phương pháp giúp doanh nghiệp tự động hóa và tăng hiệu quả giao tiếp với khách hàng.
Khái niệm Step Email
Step mail là những email được gửi tự động khi khách hàng thực hiện một hành động cụ thể hoặc khi đã đến thời gian được cài đặt trước đó. Ví dụ, doanh nghiệp gửi đến nhóm khách hàng mới bằng một chuỗi email theo kịch bản gồm 2 mail đã định sẵn bắt đầu bằng “Thư cảm ơn”, sau vài ngày sẽ gửi “Hướng dẫn sử dụng dịch vụ”. Đây là một trong những phương pháp quen thuộc trong giai đoạn nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng (Lead Nurturing).
Phương pháp cơ bản để thực hiện Step Email
Với Step Email, người gửi có thể cài đặt gửi tự động các nội dung email phù hợp với hành động khách hàng theo thời gian cố định. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ cung cấp thông tin phù hợp với nhu cầu hiện tại của từng khách hàng một cách kịp thời. Ngoài ra, Step Email hỗ trợ tự động hóa khâu giao tiếp giữa doanh nghiệp với khách hàng một cách hiệu quả mà không gặp bất kỳ rắc rối nào.
Phân biệt Step Email và Email Magazine
Điểm khác biệt lớn nhất giữa”Step email” với “Email magazine” nằm ở thời gian gửi và đối tượng gửi. Email magazine sẽ gửi tất cả các email có cùng nội dung trong cùng một thời điểm, nhưng với Step Email, người gửi có thể thay đổi nội dung và thời gian gửi tùy theo hành vi và thời gian của khách hàng. Vì vậy, Step Email là phương thức giúp cá nhân hóa quá trình giao tiếp với khách hàng.
Ưu nhược điểm của Step Email
Nội dung dưới đây sẽ chỉ ra một số ưu điểm cũng như nhược điểm khi triển khai thực hiện Step Email.
Ưu điểm
Step Email sẽ đem lại cho doanh nghiệp một số lợi ích chính sau:
・Tự động gửi email
・Giao tiếp với từng khách hàng
・Theo dõi – phân tích hành động khách hàng
Điểm nổi bật nhất của Step Email là tính năng tự động hóa. Doanh nghiệp chỉ cần cài đặt một lần, email sẽ được gửi tự động mỗi khi người dùng thực hiện một số hành động nhất định. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể về mặt thời gian cũng như công sức vì các marketer và sales man không phải gửi email theo cách thủ công cho từng khách hàng,
Step email cũng là phương pháp giúp cá nhân hóa thông tin liên lạc giữa doanh nghiệp với khách hàng. Vì các nội dung email gửi đi được xây dụng dựa trên hành vi và sở thích của khách hàng nên Step Email cho phép doanh nghiệp gửi những thông tin đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Đây là yếu tố thúc đẩy mức độ tương tác của khách hàng và cuối cùng là cải thiện chuyển đổi.
Không dừng lại ở đó, Step Email còn giúp doanh nghiệp theo dõi và phân tích dữ liệu hành vi của khách hàng. Việc sử dụng Step Email không những giúp cải thiện hiệu quả các chiến lược marketing mà còn là cơ hội để doanh nghiệp khám phá các cơ hội bán hàng mới.
Nhược điểm
Ngoài những ưu điểm kể trên thì khi triển khai Step Email doanh nghiệp cũng gặp phải một số điểm bất lợi như sau:
・Yêu cầu kiến thức chuyên môn để vận hành và quản lý
・Nhầm lẫn ở bước cài đặt gây ra ảnh hưởng nghiêm trọng
・Khách hàng không thoải mái vì bị theo dõi hoặc nhận quá nhiều email trong trường hợp họ không quá quan tâm về đề tài đó
Nhược điểm đầu tiên của Step Email là việc cài đặt và quản lý rất phức tạp. Thiết lập một hệ thống để quản lý số lượng lớn dữ liệu khách hàng và gửi dữ liệu tự động dựa trên đó đòi hỏi kiến thức và kỹ năng chuyên môn của người đảm nhiệm.
Bên cạnh đó, vì Step Email được tự động hóa nên một khi mắc lỗi trong phần cài đặt thì hậu quả gây ra cũng rất nghiêm trọng. Ví dụ: Email có thể được gửi không đúng lúc hoặc có nội dung không phù hợp.
Ngoài ra, mục đích của Step Email là phản hồi hành động của khách hàng nên điều này có thể gây lo ngại về quyền riêng tư của khách hàng. Nhiều người sẽ thấy khó chịu vì có cảm giác như mọi hành động của mình đều đang bị theo dõi.
Quy trình triển khai Step Email
Thứ tự các bước triển khai Step Email rất quan trọng và yêu cầu thực hiện một cách chính xác.
1. Xác định mục đích
2. Xác định mục tiêu
3. Phân tích nhu cầu
4. Xây dựng kịch bản, nội dung
5. Thiết lập quy trình gửi
6. Phân tích – Cải thiện
Xác định mục đích
Trước khi gửi email, hãy xác định rõ mục đích thực hiện biện pháp (lượt chuyển đổi). Vậy mục đích của việc gửi Step Email là gì? Điều này có thể phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau, chẳng hạn như khuyến khích khách hàng mua sản phẩm, đăng ký dịch vụ, truy cập website hoặc tải xuống tài liệu. Hãy xác định rõ các hành động mà doanh nghiệp mong muốn người nhận email thực hiện và chia sẻ quá trình đó trong nội bộ công ty. Nếu mục đích đưa ra không rõ ràng, nội dung email cũng sẽ mơ hồ và khả năng cao người nhận không thực hiện các hành động chuyển đổi.
Xác định mục tiêu
Tiếp theo, hãy chọn lọc mục tiêu phù hợp. Doanh nghiệp sẽ tạo ra email chất lượng khi trả lời được các câu hỏi “Đối tượng gửi Step Email là ai?” và “Họ đang tìm kiếm điều gì?”· Để tìm ra mục tiêu thích hợp, doanh nghiệp có thể áp dụng phương pháp segment (phân loại) danh sách khách hàng để biết được đó là khách tham gia hội thảo hay đăng ký dùng thử.
Phân tích nhu cầu
Sau khi xác định được nhóm khách hàng mục tiêu, hãy tiến hành phân tích nhu cầu của họ. Quan trọng hơn hết, doanh nghiệp cần nắm được các vấn đề của khách hàng, chẳng hạn “Mong muốn của nhóm khách hàng này là gì?” và “Cần làm gì để đáp ứng nhu cầu đó?”. Điều này sẽ giúp cụ thể hóa nội dung email và cung cấp được thông tin có giá trị với người nhận.
Xây dựng kịch bản, nội dung
Giai đoạn kế tiếp là xây dựng kịch bản và nội dung email. Đây là nhiệm vụ tạo nên một “câu chuyện” cho Step Email đó là đưa ra các tình huống thiết thực thông qua việc xem xét cách người nhận sẽ mở email và những hành động họ sẽ thực hiện sau đó.
Ngoài ra, người gửi cũng cần lựa chọn thời gian và thứ tự gửi email. Thông thường, Step Email được gửi từ 3~7 lần nhưng thực chất điều này không có quy tắc nhất định. Thay vì cài đặt ngày giờ cụ thể, hãy thử thực hiện theo nguyên tắc sơ bộ, chẳng hạn như gửi email cảm ơn vào ngày sau khi ký hợp đồng với khách hàng và gửi hướng dẫn sử dụng dịch vụ sau 3 ngày.
Khi đã xây dựng được hệ thống kịch bản, doanh nghiệp sẽ có thể soạn phần nội dung trong email. Hãy điều chỉnh nội dung email theo nhu cầu của khách hàng mục tiêu và cung cấp thông tin hữu ích có thể khơi gợi sự quan tâm của họ.
Thiết lập quy trình gửi
Hãy cài đặt chế độ gửi, sau khi đã có được kịch bản và nội dung email hoàn chỉnh. Doanh nghiệp sẽ thực hiện các bước như đăng ký danh sách gửi email, nội dung email, chọn thời gian gửi,…
Khâu thực hiện tiếp theo đó là gửi thử email. Người gửi cần kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo rằng khách hàng mục tiêu đã nhận được email kịp thời và không mắc lỗi chính tả. Bố cục email có khả năng sẽ bị thay đổi tùy thuộc vào loại thiết bị, vì vậy vẫn nên thử nghiệm trên nhiều thiết bị.
Phân tích – Cải thiện
Nhiệm vụ tiếp theo sau khi gửi Step Email là việc phân tích và cải thiện hiệu quả của chúng. Nếu không, doanh nghiệp sẽ khó có thể thu được hiệu quả tối ưu từ hoạt động Email Marketing. Phân tích – Cải thiện không phải là nhiệm vụ một lần mà cần duy trì trong một thời gian dài mới có thể thấy được hiệu quả.
Dưới đây là quy trình xây dựng Step Email giúp doanh nghiệp phát huy hiệu quả của phương pháp marketing này một cách triệt để.
>>>Đọc thêm bài viết có các chủ đề liên quan: https://vietnam-marketing.vn/marketing-strategy/step-mail-la-gi/
Một số lưu ý khi triển khai Step Email
Quá trình vận hành Step Email yêu cầu sử dụng các kỹ năng và công cụ nhất định cũng như quá trình liên tục kiểm chứng và cải tiến hiệu quả. Nội dung sau đây sẽ giải thích chi tiết các bí quyết áp dụng Step Email.
Nhân đôi hiệu quả với công cụ Marketing Automation
Để tối ưu hóa hiệu quả của Step Email thì không thể thiếu sự hỗ trợ từ các công cụ Marketing Automation (MA). Với công cụ MA, doanh nghiệp có thể gửi email tự động dựa trên hành vi của khách hàng từ đó có thể cá nhân hóa các liên hệ với họ. Bên cạnh đó, loại công cụ này cũng rất hữu ích cho quá trình phân tích – cải thiện kết quả gửi email như tỷ lệ mở và tỷ lệ click.
Cải thiện kỹ năng Sales Copywriting
Sự thành công của Step Email chủ yếu phụ thuộc vào kỹ năng Sales Copywriting (viết quảng cáo). Điểm quyết định là người viết phải hiểu cũng như sử dụng được những kiến thức cơ bản về Sales Copywriting để tạo ra những email thu hút người đọc và thúc đẩy hành động của họ.
Cụ thể, email cần chứa đựng thông điệp mang tính thuyết phục để cung cấp thông tin đáp ứng nhu cầu của khách hàng tiềm năng và đẩy mạnh hành vi mua hàng của họ thành “Tôi muốn sử dụng dịch vụ của bạn” hay “Tôi muốn mua sản phẩm của bạn”.
Vòng lặp phân tích – cải thiện hiệu quả
Lần cài đặt đầu tiên hoàn thành không có nghĩa là quá trình vận hành Step Email đã kết thúc. Mà việc phân tích – cải tiến hiệu quả thường xuyên vô cùng cần thiết. Doanh nghiệp có thể sử các công cụ hỗ trợ như công cụ MA để phân tích kết quả gửi email và dựa trên các số liệu như tỷ lệ mở và tỷ lệ click để tìm ra những mặt cần cải thiện. Việc áp dụng chu trình PDCA và cải thiện liên tục sẽ làm cho hiệu quả của Step Email được nâng cao hơn nữa.
Tổng kết
Step Mail là một hệ thống tiện lợi giúp doanh nghiệp thu hút khách hàng tiềm năng một cách hiệu quả. Doanh nghiệp chỉ cần cài đặt một lần để email có thể tự động gửi cho tất cả các lần tiếp theo nên đây được coi là phương pháp gửi email tự động tương đối đơn giản. Nếu đã xác định đúng mục tiêu, thiết kế kịch bản và xây dựng email một cách cẩn thận, chắc chắn doanh nghiệp sẽ đạt được hiệu quả tối ưu của phương pháp này.
Doanh nghiệp nên sử dụng “Công cụ MA” và “Công cụ gửi email” để phát huy hiệu quả tối ưu của Step Email. Vì các loại công cụ này sẽ tự động hóa trơn tru các tác vụ như tạo danh sách người nhận, gửi Step Email và phân tích kết quả gửi.
Nếu đang quan tâm đến công cụ MA, quý doanh nghiệp có thể đăng ký để bắt đầu sử dụng miễn phí với “BowNow” – công cụ MA của chúng tôi, để đạt được mục đích cuối cùng là nâng cao hiệu quả nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng nhờ triển khai Step Email một cách hiệu quả.
<<<Bài viết liên quan: https://vietnam-marketing.vn/marketing-basics/cac-buoc-trien-khai-su-dung-cong-cu-marketing-automation/
Bạn có gặp khó khăn khi lựa chọn công cụ MA không?
Kể từ khi được đưa ra thị trường vào năm 2015, BowNow đã giúp nhiều khách hàng, chủ yếu là các doanh nghiệp B2B vừa và nhỏ giải quyết vấn đề của họ.
Chúng tôi đã tổng hợp những thắc mắc từ các doanh nghiệp khi bước đầu cân nhắc sử dụng công cụ MA như sau:
・Tôi thực sự không hiểu vai trò công cụ Marketing Automation là gì?
・Có rất nhiều loại công cụ Marketing Automation nhưng tôi không biết công cụ Marketing Automation nào phù hợp nhất với công ty của mình?
・Tôi không biết liệu đây có phải là thời điểm thích hợp để sử dụng công cụ Marketing Automation tại công ty của mình hay không?
BowNow là một công cụ MA được phát triển với phương châm “đơn giản”, “chi phí thấp” và “dễ sử dụng” có thể sử dụng ngay tại các doanh nghiệp B2B vừa và nhỏ.
Vui lòng liên hệ với chúng tôi nếu quý doanh nghiệp đang gặp phải những mối quan ngại trong giai đoạn đầu cân nhắc sử dụng công cụ MA.
